Que fait un assistant de projet?
Un assistant de projet assiste généralement un chef de projet ou un directeur de projet dans l'exécution des tâches nécessaires à l'exécution d'un travail. Dans la plupart des cas, cela inclut des fonctions de bureau et administratives. L'assistant de projet peut également assister aux réunions et sera probablement chargé de répondre aux questions en l'absence du chef de projet. Selon la taille du projet, l'assistant peut être dédié à un seul travail et à un seul chef de projet ou peut aider plusieurs chefs simultanément sur plusieurs projets.
Le cœur du travail d'un assistant de projet s'articule généralement autour de tâches administratives et de travail de bureau. La plupart des projets reposent beaucoup sur les fichiers et les feuilles de calcul, notamment les délais, les budgets et les listes de tâches. Garder ces mises à jour, communiquer les mises à jour et documenter les modifications constituent un élément essentiel de la gestion de projet et des tâches incombant généralement à l'assistant, le cas échéant. De nombreuses entreprises ont des exigences spécifiques concernant ce qui doit être documenté et ce qui doit être conservé dans des fichiers physiques.
Les autres types de paperasserie reviennent souvent également à l’assistant de projet. Cela peut inclure la demande et le dépôt de formulaires d'assurance et de permis, le remplissage de bons de commande, etc. Cela inclut également fréquemment la gestion de la correspondance, telle que la fourniture de rapports et de mises à jour réguliers au client.
L'assistant de projet assistera également souvent à des réunions et participera à des téléconférences. Cela inclut généralement les réunions d’équipe internes ainsi que les réunions avec les clients. Dans de nombreux cas, l’assistant sera chargé de prendre des notes de la réunion, puis d’élaborer et de distribuer un rapport de la réunion. Une partie importante de ces rapports concerne l’identification des mesures à prendre et l’attribution des responsabilités pour chacun. Il est également important d'identifier les dates d'échéance.
Alors que le chef de projet ou le directeur a traditionnellement plus de responsabilités pour prendre des décisions, gérer les relations clients et veiller à ce que le projet respecte le budget et les délais impartis, l’assistant doit être informé de l’état d’avancement du projet, car il peut être appelé à: répondez aux questions si le responsable est indisponible. Les responsables de projet peuvent être en réunion, en congé de maladie ou en vacances lorsqu'un membre de l'équipe ou un client a besoin d'informations, par exemple. Savoir où trouver les données est essentiel.
Un assistant de projet qui n'est pas dédié à un seul projet, mais plutôt responsable du soutien de plusieurs gestionnaires ou de plusieurs projets, sera responsable de l'exécution de ces tâches pour chaque projet. Cela signifie que l'assistant doit être très organisé. Il doit également être capable de hiérarchiser les tâches et de savoir quoi faire lorsque les exigences de deux ou plusieurs projets entrent en conflit.