Que fait un coordinateur de proposition?
Un coordinateur de proposition est un poste critique dans de nombreuses sociétés de vente. Les tâches comprennent la collecte de données auprès d’une variété de contributeurs appartenant à plusieurs départements ou domaines fonctionnels, la mise en forme des propositions en fonction des exigences de soumission, le suivi des délais et le suivi de l’état des propositions soumises. Un coordinateur de proposition peut être affecté au travail dans une grande entreprise ou, dans une entreprise plus petite, peut avoir des fonctions supplémentaires. Le coordinateur est souvent un membre de l'équipe des ventes, mais peut également faire partie des services de marketing ou de développement des affaires.
Toute entreprise qui vend quelque chose, qu’il s’agisse d’un produit ou d’un service, devra rédiger des propositions. Cela peut être une réponse à une demande de tarification ou peut-être simplement une tentative proactive de gagner de l'argent. Certaines propositions sont assez simples et n'incluent que des informations de base telles qu'une liste de produits livrables, des conditions et des prix. D'autres propositions, en particulier celles qui concernent des travaux importants et complexes, sont assez longues et nécessitent la collecte de nombreuses informations.
Quel que soit le degré de complexité, chaque proposition doit être élaborée avant de pouvoir être présentée au client. C'est là qu'intervient un coordonnateur de propositions. Son travail consiste à examiner les exigences de chaque proposition et à élaborer un document qui réponde à tous ces critères.
L'une des principales tâches d'un coordinateur de proposition consiste à établir les prix. Cela peut inclure le calcul des prix des produits et services, des taxes, des frais d’expédition, etc. Dans la plupart des cas, le coordinateur n'est pas responsable de la génération du prix ou de la détermination des majorations, mais plutôt de l'obtention des informations sur les prix de la ou des parties appropriées et de leur intégration dans la proposition.
D'autres types d'informations doivent également figurer dans certaines propositions. Par exemple, pour répondre à une demande d'enchère, une proposition doit inclure toutes les informations spécifiées par cette demande. Cela peut inclure des informations sur les notations de crédit, l’utilisation des sous-traitants et les références. Les offres peuvent également nécessiter que des documents justificatifs, tels qu'une preuve d'assurance, soient inclus dans la réponse à la proposition. Le coordinateur de la proposition sera responsable de la collecte de toutes les données requises dans des domaines tels que la comptabilité, la gestion des risques, les opérations et les achats pour l'élaboration du document de réponse à la soumission.
Dans de nombreux cas, un coordinateur de proposition est responsable de la gestion d'un délai de proposition. Cela peut inclure de rappeler aux contributeurs quand les informations sont dues et de faire un suivi lorsque les informations ne sont pas reçues. Cela signifie également que les propositions sont livrées à la date prévue. Certains coordinateurs de propositions gardent également une trace des propositions soumises et des documents acceptés et rejetés.