Que fait un réceptionniste immobilier?
Une réceptionniste est une personne occupant un poste de bureau et de secrétariat qui consiste à être le visage et la voix d’une entreprise tout en coordonnant la communication entre ses clients et ses employés. Dans une société immobilière, un réceptionniste en immobilier doit faire preuve d'excellentes compétences téléphoniques et d'une attention particulière portée aux détails en fonction de la nature de l'entreprise. Les exigences éducatives d'une réceptionniste en immobilier incluent le minimum d'un diplôme d'études secondaires, alors que beaucoup ont une formation supplémentaire. Combinées, les responsabilités d’un réceptionniste en immobilier peuvent être classées dans les catégories suivantes: service à la clientèle, secrétariat, organisationnel; il peut également exercer certaines fonctions officielles, comme notaire public pour certains documents.
Le service à la clientèle et d'excellentes compétences téléphoniques sont quelques-unes des principales responsabilités de ce poste. Un réceptionniste immobilier est souvent le premier contact officiel d'un client avec une agence immobilière, même s'il ne s'agit que d'une voix. Dans un bureau solo ou multi-agents, une réceptionniste en immobilier se tient au courant des localisations des agents, des listes et de l’état des contrats. Il ou elle prend les messages des parties concernées - acheteurs potentiels, vendeurs, sociétés de titres, cabinets d'avocats et autres agents - et les transmet aux personnes appropriées. Les réceptionnistes assurent également le suivi des multiples rendez-vous nécessaires dans l'immobilier, en avertissant les parties concernées afin d'assurer le bon fonctionnement de l'entreprise.
En fonction de la taille de l'agence immobilière et du nombre d'agents immobiliers en son sein, un réceptionniste immobilier peut également être responsable des tâches administratives de base et du traitement de texte. Ces activités peuvent inclure la rédaction de contrats pour des acheteurs ou des vendeurs, ainsi que la gestion de la correspondance sortante avec les agences. Il peut également être responsable de la mise à jour des listes de maisons pour publication, en ligne ou dans un journal; dans certains bureaux, la responsabilité de la réceptionniste en immobilier peut aller jusqu'à la mise à jour du site Web et des listes en ligne d'une agence. Les tâches administratives peuvent également inclure l’organisation et la commande de fournitures de bureau générales ainsi que celles liées au commerce, telles que la signalisation extérieure, les brochures sur les cibles et les cartes de visite. Les réceptionnistes sont souvent également responsables de la réception et du tri du courrier entrant destiné à des agents spécifiques, au responsable du bureau ou au propriétaire de l’agence et au comptable du bureau pour les factures impayées de la société.
La plupart des personnes employées dans ce rôle ont au minimum un diplôme d'études secondaires. Beaucoup de réceptionnistes ont une formation en secrétariat et un pourcentage important ont un certificat ou un diplôme d'associé dans un domaine connexe. Bien qu'une certification d'agent immobilier ne soit généralement pas nécessaire, elle peut également être utile aux candidats qui postulent à ces postes.