Que fait un commis technique?
On attend souvent d’un commis technique qu’il s’acquitte de tâches de bureau typiques, mais l’accent est souvent mis sur la connaissance des tâches techniques dans le domaine de l’ingénierie - une expérience que n’ont pas tous les secrétaires. Un exemple d’obligation fréquente à ce poste est le classement des dossiers, qui comprend souvent des notifications de modification des opérations et des listes de projets techniques. La connaissance de l'archivage électronique est également importante, ce qui explique pourquoi les techniciens doivent maîtriser les logiciels et les bases de données. Les secrétaires de ce type peuvent avoir à s’acquitter de tâches de routine plus courantes, telles que l’envoi de courriers électroniques et la réponse au téléphone du bureau, mais ils gèrent également des tâches plus complexes, telles que l’assurance de l’exactitude des manuels techniques, la collecte de données dans un formulaire de rapport et la réalisation de calculs garantissant que: les ressources du projet sont gérées au maximum de leurs possibilités.
Le commis technique type est chargé de classer et de compiler une série de documents. On s'attend à ce que la plupart des commis techniques soient capables de créer et de gérer un système de classement pour que les tâches administratives soient bien organisées. Certains des documents les plus importants ont tendance à concerner le personnel, car la personne occupant ce poste doit classer les écritures initiales des employés, les dossiers de formation et toute note relative aux mesures disciplinaires prises par les employés dans le département d'ingénierie. En outre, la plupart des travaux d’employés techniques impliquent l’organisation de la paperasse qui répertorie les exigences des projets et de toute modification apportée aux opérations, en veillant au respect des règles et des délais. Ces documents doivent généralement être constamment mis à jour et facilement accessibles afin que les responsables puissent y accéder à tout moment.
Le classement n’implique pas seulement du papier en ce qui concerne les exigences du commis technique, car la personne occupant ce poste doit également être habituée à utiliser la technologie pour garder les documents organisés. Ce type d’employé devrait généralement être en mesure de déterminer quel logiciel serait utile pour garder les fichiers organisés. Les tâches associées incluent souvent l’installation et le dépannage du logiciel lorsque cela est nécessaire, ainsi que la création et la mise à jour de bases de données. En outre, on peut s’attendre à ce que cet employé aide ses collègues à s’acquitter d’autres tâches techniques impliquant l’ordinateur. C’est pourquoi il est généralement conseillé aux candidats de s'assurer que leurs connaissances techniques sont avancées avant de postuler.
Semblable à d'autres types de commis, un commis technique doit généralement effectuer certaines tâches de bureau tout au long de la journée. Cela signifie que les employés de ce type peuvent s’attendre à répondre au téléphone et à aider l’appelant ou à savoir comment le diriger vers une personne susceptible de l’aider. Ils peuvent également souhaiter la bienvenue aux personnes qui visitent le bureau d’ingénierie. Par conséquent, les commis techniques doivent pouvoir parler quotidiennement à de nouvelles personnes. En outre, les tâches administratives peuvent inclure la télécopie, l'envoi par courrier électronique et la correction d'épreuves de documents techniques avant leur envoi. Dans certains cas, les techniciens assistent même à la création et à l'édition de manuels techniques pour garantir l'exactitude des informations. C'est pourquoi les candidats sont généralement encouragés à avoir une formation en génie civil ou en construction, notamment plusieurs années d'expérience au sein d'une entreprise d'ingénierie ou de construction. .