Que fait un assistant de direction virtuel?
Un assistant de direction virtuel est un professionnel administratif hors site, généralement indépendant. Il assume les mêmes responsabilités et tâches qu’un assistant administratif de niveau exécutif traditionnel, avec une mise en garde importante. Les assistants virtuels, y compris les assistants destinés aux clients cadres, gèrent toutes les tâches administratives ou de secrétariat n’exigeant pas de présence physique. Contrairement aux assistants de direction traditionnels, un assistant de direction virtuel travaille à distance en tant qu'entrepreneur indépendant pour plusieurs dirigeants et propriétaires de petites entreprises à la fois.
Les principales différences entre un assistant de direction traditionnel et un assistant de direction virtuel sont l’emplacement et la relation de travail entre l’exécutif et l’assistant. Avec l'avènement des technologies modernes, notamment la messagerie électronique, les logiciels de productivité et les fonctionnalités de réunion virtuelle, l'emplacement géographique n'est plus un obstacle. Les assistants peuvent vivre des kilomètres, voire des continents, loin des cadres qu’ils représentent. De plus, plutôt qu'une relation employé-employeur entre l'adjoint exécutif virtuel et l'exécutif, il s'agit d'une relation fournisseur de services et client.
Selon des organisations professionnelles telles que l'Association internationale des professionnels de l'administration (IAAP), il existe deux principaux types d'assistants administratifs. Les secrétaires traditionnels et les assistants administratifs débutants gèrent des tâches telles que les calendriers et les calendriers, la préparation des communications imprimées et verbales, la gestion des documents et des systèmes de classement, la préparation des voyages et l’organisation des ordres du jour et des pièces justificatives. En comparaison, les assistants de direction gèrent les mêmes tâches pour les dirigeants et les cadres supérieurs, tout en maintenant des responsabilités plus élevées, telles que la prise de décisions commerciales mineures au nom du dirigeant. Selon le poste, les assistants de direction peuvent également être chargés de diverses tâches, telles que la préparation de newsletters, la mise à jour des informations de profil de la direction en ligne ou la gestion d'un site Web.
Peu d'assistants virtuels font la même distinction entre l'assistance administrative générale et l'assistance administrative au niveau de la direction, comme on le voit avec les professionnels de l'administration sur place. En tant que propriétaire de petite entreprise, un assistant virtuel passe un contrat avec deux clients ou plus pour offrir les services de support dont le propriétaire ou le dirigeant a besoin. La plupart des clients recherchent un assistant hors site capable de servir dans n'importe quelle capacité d'assistance, y compris en tant qu'assistant de direction virtuel. Les compétences virtuelles, telles que l’utilisation des plateformes de médias sociaux, la création de sites Web complexes, la tenue de livres et d’autres compétences, sont courantes chez les assistants virtuels.
Chaque service d'assistance virtuelle offre différents niveaux de service, tarifs et types de services en fonction d'un marché cible spécifié. Les assistants virtuels qui réussissent possèdent plus que des compétences en support administratif. Des connaissances en marketing, la gestion des finances de petites entreprises, la capacité d’externaliser des projets pour l’assistant et les clients, ainsi qu’une solide compréhension des médias sociaux et des technologies émergentes similaires sont indispensables. Les tarifs pour les assistants virtuels sont généralement basés sur le nombre d’heures ou proposés en tant que rétention forfaitaire, similaires aux comptables et aux professionnels du droit.