Que fait un stagiaire en administration?
Les stagiaires en administration sont des personnes qui exercent leur profession dans le domaine de l'administration de bureau ou veillent à ce que leurs bureaux fonctionnent efficacement. Ces personnes doivent être capables de gérer plusieurs tâches en même temps et de travailler sous la pression des délais, en plus d’être optimistes et d’excellentes performances dans des environnements au rythme rapide. Un stage peut durer environ un an et déboucher sur un certificat de niveau collégial. Une personne qui travaille en tant que stagiaire en administration doit fournir un service à la clientèle et travailler avec les fonds de l'entreprise. Il doit en outre superviser le classement des documents professionnels et posséder les compétences nécessaires pour rédiger des documents écrits à l'aide d'un ordinateur.
Une tâche d'un stagiaire en administration consiste à interagir avec les clients et les collègues. Par exemple, il pourrait être responsable de l'accueil des visiteurs dans son établissement ou même d'aider les autres employés à exécuter les tâches requises. Il est également nécessaire de répondre aux questions concernant les appels téléphoniques dans ce rôle. Une personnalité extravertie et la capacité d'agir de manière professionnelle constituent des conditions nécessaires pour bien s'acquitter de ces tâches. Une personne occupant ce poste doit également posséder de solides compétences en communication verbale et interpersonnelle.
Une autre responsabilité importante d'un individu dans ce domaine concerne le traitement de l'argent. Une organisation peut demander à un stagiaire d’assumer des tâches de rémunération pour s’assurer que les employés sont payés de manière précise et en temps voulu. Cela pourrait impliquer la saisie d'éléments de paie des employés dans la base de données informatique appropriée. Il peut également être responsable du traitement des tâches bancaires et financières, telles que le suivi des transactions commerciales et la révision des enregistrements monétaires de l'entreprise pour s'assurer qu'ils correspondent aux relevés bancaires. Pour cette raison, une personne doit avoir de solides compétences en mathématiques et être très minutieuse si elle souhaite devenir stagiaire en administration.
Une tâche nécessaire dans ce domaine professionnel implique également la gestion de documents. Une entreprise a généralement besoin d'un stagiaire en administration pour superviser l'organisation des documents et de la correspondance afin de s'assurer qu'ils sont facilement récupérables en cas de besoin. Des compétences de classement sont donc nécessaires dans un poste dans ce domaine.
La capacité de rassembler des documents écrits est également requise dans l'industrie. Une personne qui apprend à gérer des fonctions administratives doit savoir utiliser un logiciel informatique pour taper des mémos, des rapports et des lettres indispensables au cours de ses activités. En outre, il devra peut-être rédiger des ordres du jour écrits pour les réunions et assister à ces événements afin de rassembler les mises à jour ayant une incidence sur les exigences de son poste de stagiaire administratif.