Que fait un coordinateur administratif?
En général, un coordinateur administratif gère et soutient les bureaux d'une entreprise ou d'une organisation. Les tâches principales consistent généralement à fournir un soutien administratif complet, à superviser le personnel de soutien et à aider à gérer le budget. Ces tâches conviennent bien à une personne motivée, méticuleuse et pratique.
Fonctions primaires
Le rôle principal du coordonnateur administratif consiste à assurer la liaison entre les départements, les fournisseurs externes et les membres du personnel. Pour fonctionner efficacement, la plupart des organisations ont une hiérarchie complexe d'individus et de spécialistes qui doivent travailler ensemble pour faire avancer les choses. Les coordinateurs administratifs organisent, supervisent et facilitent généralement ce flux de travail. Ils peuvent également être appelés à apprendre les détails techniques et le fonctionnement interne d'une organisation afin de fournir un soutien spécialisé.
Par exemple, si un membre du corps professoral d'une université a besoin d'un remboursement pour ses frais de déplacement, le coordinateur peut avoir besoin de travailler avec plusieurs autres départements pour obtenir les fonds. Il ou elle peut travailler avec le bureau de voyage, le département de comptabilité, le personnel de soutien du corps professoral ou d'autres personnes pour traiter les informations nécessaires au membre du corps professoral. Un coordinateur administratif possédant des connaissances spécialisées sur le protocole de remboursement des universités peut généralement mieux servir le membre du corps professoral que les autres employés de l’école.
Gestion du personnel
Le coordinateur administratif d'une grande organisation gère généralement le personnel de soutien. Ce personnel comprend généralement des employés non-surveillants du département qui fournissent des services de bureau, de secrétariat ou des services financiers. La plupart des coordinateurs sont également chargés d’embaucher de nouveaux employés, d’évaluer ou de réprimander les employés actuels et de définir les affectations de travail.
Fonctions de soutien
Un coordinateur administratif peut être amené à exécuter des tâches de bureau de base, en particulier si l’organisation pour laquelle il travaille est petite. Il peut participer à la maintenance des bases de données, à la création de rapports, à la rédaction de lettres et à d’autres activités générales de soutien. Les coordinateurs sont souvent chargés de la maintenance du bureau, notamment de l'achat de fournitures, de la gestion des installations et de la maintenance des équipements.
Budgétisation
Une autre tâche importante pour un coordinateur administratif est d'aider à préparer et à mettre en œuvre le budget de l'organisation. La plupart des coordinateurs sont généralement impliqués dans une certaine mesure dans la gestion financière de leur entreprise. Ils participent souvent à la surveillance de la manière dont l'argent est dépensé, au contrôle des coûts, à l'approbation des dépenses et à la rédaction des rapports financiers.
Devenir un coordonnateur administratif
La principale qualification pour un coordinateur administratif est une expérience de travail préalable, de nombreuses organisations nécessitant un équivalent administratif de sept ans. Auparavant, de nombreux coordinateurs occupaient des postes de responsables administratifs ou administratifs, d'assistants administratifs ou de représentants du service clientèle. En plus de l'expérience, bon nombre de ces postes exigent au minimum un diplôme d'études secondaires ou un diplôme d'équivalence générale (GED). Certaines organisations peuvent exiger un baccalauréat ou même un diplôme d'études supérieures.