Que fait un coordinateur administratif?
En général, un coordinateur administratif gère et soutient les bureaux d'une entreprise ou d'une organisation. Les principaux tâches comprennent généralement la fourniture d'un soutien administratif complet, la supervision du personnel de soutien et la gestion du budget. Ces tâches sont bien adaptées à une personne qui est motivée, méticuleuse et pratique.
fonctions primaires
Le rôle principal d'un coordinateur administratif est d'agir comme une liaison entre les départements, les vendeurs extérieurs et les membres du personnel. Afin de fonctionner efficacement, la plupart des organisations ont une hiérarchie complexe d'individus et de spécialistes qui doivent travailler ensemble pour faire avancer les choses. Les coordinateurs administratifs organisent, supervisent généralement ce flux de travail. Ils peuvent également être appelés à apprendre les détails techniques et le fonctionnement interne d'une organisation afin de fournir un soutien spécialisé.
Par exemple, si un membre du corps professoral d'une université a besoin de remboursement pour les frais de voyage, le coordinateur peutBesoin de travailler avec plusieurs autres départements pour garantir les fonds. Il peut travailler avec le bureau de voyage, le service comptable, le personnel de soutien des professeurs ou d'autres pour traiter les informations nécessaires au membre du corps professoral. Un coordinateur administratif avec des connaissances spécialisées sur le protocole de remboursement universitaire peut généralement mieux servir le membre du corps professoral que les autres employés de l'école.
Gestion du personnel
Le coordinateur administratif d'une grande organisation gère généralement le personnel de soutien. Ces membres du personnel incluent généralement des employés non supervisés du département qui fournissent des services de bureau, de secrétariat ou financiers. La plupart des coordinateurs sont également en charge de l'embauche de nouveaux employés, de l'évaluation ou de la réprimande des employés actuels et de la définition de travaux.
Soutien des fonctions
Un coordinateur administratif peut devoir effectuer des tâches de bureau de base, surtout siL'organisation pour laquelle il travaille est petite. Il peut être impliqué dans le maintien de bases de données, la création de rapports, la rédaction de lettres et le travail sur d'autres activités de soutien générales. Les coordinateurs sont fréquemment chargés du maintien du bureau, y compris l'achat de fournitures, le travail avec la gestion des installations et la maintenance de l'équipement.
Budgétisation
Une autre tâche importante pour un coordinateur administratif est d'aider à préparer et à mettre en œuvre le budget de l'organisation. La plupart des coordinateurs sont généralement impliqués dans une certaine mesure dans la gestion financière de leur entreprise. Ils sont souvent impliqués dans le suivi de la façon dont l'argent est dépensé, aidant à contrôler les coûts, à l'approbation des dépenses et à la rédaction de rapports financiers.
devenant un coordinateur administratif
La principale qualification pour un coordinateur administratif est une expérience de travail préalable, de nombreuses organisations nécessitant un équivalent de sept ans de soutien administratif. De nombreux coordinateurs auparavant HelD positionne en tant que gestionnaires de bureau ou administratifs, assistants administratifs ou en tant que représentants du service à la clientèle. En plus de l'expérience, bon nombre de ces postes nécessitent un minimum d'un diplôme d'études secondaires ou d'un diplôme d'équivalence général (GED). Certaines organisations peuvent avoir besoin d'un baccalauréat ou même d'un diplôme universitaire de niveau supérieur.