Que fait un stagiaire en gestion d'événements?
Un stagiaire en gestion d’événements travaille sous la tutelle d’un gestionnaire d’événements pour assurer le bon déroulement de tous les aspects d’un événement planifié. La gestion d'événements est un terme utilisé pour décrire l'acte de planifier et d'exécuter des événements. De nombreuses écoles proposent des diplômes en gestion de l'hôtellerie et de l'hôtellerie pour former les gestionnaires d'événements. Le stagiaire en gestion d’événements collabore avec le responsable des événements pour coordonner le thème, le budget, la nourriture, le lieu, la musique, les communiqués de presse, la sécurité et de nombreux autres aspects logistiques nécessaires à l’organisation d’un événement.
Le thème est généralement le premier élément abordé lorsque les gestionnaires d'événements travaillent avec un client. Comprendre exactement ce que veut le client aide le gestionnaire d’événements et son stagiaire à savoir par où commencer. Les postes de stagiaire impliquent souvent de rechercher l'histoire derrière le thème pour obtenir une précision historique. Par exemple, une soirée costumée Gone with the Wind devrait inclure des robes antébellum et peut-être même de la nourriture et de la musique de l’époque. Le stagiaire en charge de la gestion des événements recherche les éléments normaux de cette période et fournit au responsable de la manifestation les détails nécessaires à l’élaboration d’un plan.
La budgétisation est un autre aspect important de la planification d'événements. Une fois le thème défini, le responsable de l’événement discutera des seuils budgétaires avec le client afin de déterminer le montant des dépenses disponibles. Le stagiaire est ensuite chargé de demander des devis aux différents fournisseurs, de consolider les informations et de fournir au responsable de l'événement un rapport à examiner. Selon le rapport final, des négociations peuvent être nécessaires pour s'assurer que les besoins du client sont satisfaits. Le stagiaire peut assister à des négociations entre le responsable de l'événement et les fournisseurs ou le client pour apprendre comment se déroule l'art de la négociation.
Un stagiaire en gestion d'événements est parfois considéré comme un «gopher» en raison du nombre de tâches de dernière minute attribuées. À l’approche du jour de l’événement, de nombreuses petites activités telles que l’appel pour confirmer les livraisons ou la vérification de la liste de RSVP incombent au stagiaire. Les séances de feed-back quotidiennes sont courantes et le responsable de l'événement et le stagiaire parcourent une liste de contrôle pour s'assurer que tous les aspects sont traités à temps.
Le jour de l'événement, le stagiaire en gestion d'événements est généralement chargé de coordonner les coulisses avec les différents fournisseurs. Des tâches banales telles que la planification des zones de stationnement et de déchargement pour les fournisseurs, ainsi que la confirmation que les bons articles commandés ont été livrés incombent au stagiaire. Une fois l’événement commencé, le responsable de l’événement peut faire partie des festivités et le stagiaire surveillera en permanence les fournisseurs afin de s’assurer que tout se passe bien.
Une fois l'événement terminé, le responsable et le stagiaire en gestion d'événements travailleront avec les fournisseurs pour s'assurer que le site est laissé en parfait état et que tout le matériel est retiré. Dans les jours qui suivent l'événement, le stagiaire travaillera au retour des articles loués ou empruntés et préparera un rapport sur les dépenses finales. Le responsable et le stagiaire discutent des problèmes éventuels et déterminent la manière de les gérer. Une fois les dépenses finales payées, le stagiaire rédige le rapport d’événement et passe à l’événement suivant.