Que fait un coordinateur des ventes événementielles?
Un coordinateur des ventes d'événements est généralement engagé pour organiser la vente de billets pour un événement spécial ou pour gérer le processus de vente pour les entreprises organisant des événements régulièrement. Dans les deux cas, le coordinateur des ventes de l'événement fait partie intégrante du succès financier de l'événement et doit généralement atteindre des objectifs de vente spécifiques. L'administration et le service à la clientèle occupent également une grande place.
Les événements spéciaux ont une structure financière reposant sur la vente de billets. Non seulement les billets doivent être vendus, mais ils doivent aussi être vendus avant l'événement. Les événements reposent généralement sur la vente de billets à l’avance pour générer des flux de trésorerie, ce qui permet aux organisateurs de payer à l’avance les ressources nécessaires au succès de l’événement. La personne qui coordonne la vente des billets est considérée comme l’un des membres du personnel les plus importants de l’équipe organisatrice.
Dans le cas d’événements spéciaux ponctuels, le coordinateur des ventes aux événements est généralement responsable de l’élaboration du plan de vente des billets. Ce plan détaille le fonctionnement du processus de sollicitation de vente, la manière de faire participer les parties impliquées et les perspectives de nouveaux marchés, ainsi que le calendrier prévu des entrées de trésorerie. Le coordinateur doit également superviser le processus administratif en matière de collecte de fonds, d'enregistrement des ventes et de preuve d'achat.
L'administration du processus de vente peut impliquer la mise en place de divers modes de paiement, garantissant que le paiement peut être effectué sur Internet et traitant le paiement dans un système de gestion électronique des invités. Les événements ont généralement des niveaux de participation qui coûtent des montants différents. Pour un événement, l’un des éléments les plus importants à garantir après la promotion de la vente de billets est que les personnes qui ont payé peuvent être correctement identifiées au niveau de participation approprié le jour de l’événement. Tout cela relève généralement de la description de poste du coordinateur des ventes de l'événement.
Les coordinateurs des ventes doivent également fournir un service client impeccable et gérer le back-end de l'événement. Il doit s'assurer que les participants repartent prêts à s'inscrire à l'événement de nouveau l'année suivante, s'il continue chaque année. Le coordinateur des ventes de l'événement réconcilie les écritures, rend compte des chiffres des ventes finales et prépare les efforts de vente de l'année prochaine, le cas échéant.
Un autre type de scénario qui emploie un coordinateur des ventes est le service de restauration d’un restaurant ou d’une salle. Ces types d'établissements servent des groupes qui réservent le service pour des occasions spéciales. Dans ce scénario, le coordinateur des ventes d'événements est toujours occupé par un nouveau groupe, plutôt que par un événement spécial ponctuel. Il est responsable de la réservation des groupes et de la vente des aliments et des boissons à leur arrivée. Le coordinateur s'assure que les aliments consommés sont correctement facturés au client et réconcilie l'événement avec les entrées de fonds à la fin de la journée.