Que fait un assistant de direction?

Un assistant de direction consacre sa carrière à aider un responsable d’entreprise, généralement en fournissant une combinaison de conseils professionnels et de soutien administratif. Bien que les responsabilités associées au travail varient en fonction de la culture prévalant dans une entreprise donnée, tous les assistants effectuent quelques tâches de base. La plupart d'entre eux sont liés au travail de secrétariat, à la planification et à la gestion des contacts. De nombreux cadres traitent leurs assistants comme des personnes de référence pour leurs idées, leurs recommandations et leur aide confidentielle. Ils aident à tout, des photocopies aux points de presse.

Hiérarchie

Les entreprises ayant des assistants de direction affectent généralement un assistant par dirigeant. L’assistant est responsable de la gestion des tâches déléguées par l’exécutif qui en est le superviseur immédiat. Dans de nombreux cas, les assistants ont des bureaux juste à l'extérieur des bureaux de leurs dirigeants, de manière à être aussi accessibles que possible.

Les assistants de direction ne répondent généralement qu’à leur supérieur hiérarchique. Ils agissent en tant que confident et aide de bureau de cette personne. Tout ce que l'exécutif doit faire, c'est l'assistant. Ils peuvent accompagner leur exécutif à des réunions de travail et sont chargés de connaître les détails des autres participants. Selon les besoins du dirigeant, des assistants peuvent également venir en voyage d’affaires. À ce titre, l'assistant est généralement responsable de la gestion du calendrier de l'exécutif, de l'organisation de réunions et de la vérification qu'il a lu le bon document d'information et qu'il est prêt à faire les présentations et les remarques nécessaires.

Fonctions de bureau

Tous les aspects du travail ne sont pas aussi prestigieux que les voyages et les réunions de haut niveau. Un grand nombre des tâches quotidiennes d'un assistant de direction sont de nature cléricale. Les assistants sont généralement responsables du traitement des documents de leur supérieur. Cela comprend le courrier, les correspondances entre bureaux et le classement de base. L'assistant peut également être appelé à gérer un calendrier, à garder une trace des heures de réunion, des rendez-vous officiels et des contacts importants.

Exigences de gestion

Selon la structure et la taille de l'entreprise, un assistant de direction peut avoir un ou plusieurs assistants qui lui sont propres pour aider à la charge de travail. Il s’agit généralement de secrétaires ou de plusieurs employés de bureau débutants. L’adjoint exécutif est généralement responsable de la gestion de leurs tâches et de la délégation de leurs tâches, le cas échéant.

Dans la plupart des cas, le dirigeant de l'entreprise n'a que peu, voire aucune influence sur la structure de secrétariat mise en place par son assistant. Les décisions relatives à la discipline, aux éloges et aux relances sont souvent laissées à la discrétion de l'assistant, souvent en consultation avec le service des ressources humaines de l'entreprise.

Formation et expérience

Obtenir un poste d’assistant de direction nécessite généralement une combinaison de formation et d’expérience pratique. En général, les cadres attendent de leurs assistants qu'ils soient des experts des politiques et procédures de l'entreprise et maîtrisent les fonctions de base de bureau. Il n'est pas rare qu'un employé devienne assistant de direction après avoir occupé un autre poste au sein de la structure de l'entreprise. Par exemple, de nombreux secrétaires de niveau inférieur accèdent au statut d’assistant de direction après plusieurs années de forte performance.

La plupart des entreprises préfèrent que les assistants détiennent un certain type de diplôme. Des études en gestion, en ressources humaines ou même en sociologie peuvent être bénéfiques, mais généralement, il suffit de posséder un diplôme en sciences. Les responsables de l’embauche en entreprise considèrent souvent l’enseignement supérieur comme une marque de prestige et d’intellect général plutôt que comme une source de connaissances spécifiques liées à l’emploi.

Cela ne veut pas dire qu'un diplôme d'études collégiales est nécessaire pour devenir un assistant de direction, cependant. Dans de nombreux cas, l'expérience est plus importante que l'éducation formelle. Même s'il peut être difficile de se faire embaucher au niveau de la direction immédiatement après le lycée, le candidat le plus convaincant est celui qui n'a qu'un diplôme d'études secondaires et a travaillé pendant plusieurs années comme membre du personnel de soutien dans une entreprise. Les entreprises sont souvent plus intéressées par la capacité d'un candidat à exécuter le travail que les écoles citées dans un CV.

Prestige et avantages

Les assistants de direction sont généralement considérés comme un peu d'élite, du moins en ce qui concerne le personnel de soutien. Ils ont tendance à avoir des privilèges non partagés par les autres assistants administratifs, à la fois en termes de ressources et de salaire. Dans certaines entreprises, un assistant de direction avec un long mandat peut être éligible pour participer à des programmes de pension ou à d'autres avantages non disponibles pour les employés occupant des postes moins importants.

Relation avec les assistants personnels

Dans certains cas, les assistants de direction peuvent également s'acquitter de certaines tâches personnelles, telles que ramasser les vêtements de nettoyage à sec ou organiser les vacances d'un animal de compagnie. Ce ne sont pas des obligations de travail normales, cependant. La plupart du temps, ces tâches autres que celles de bureau sont confiées à un assistant personnel. Il peut être facile de confondre les assistants personnels et les assistants de direction, bien que leur travail soit techniquement distinct. Le seul rôle officiel d'un assistant exécutif est d'aider un supérieur à réussir dans son travail. En revanche, un assistant personnel est généralement chargé d’aider une personne importante à organiser sa vie en général, tant sur le plan personnel que professionnel.