Que fait un assistant exécutif?

Un assistant exécutif consacre sa carrière à aider un fonctionnaire d'entreprise, généralement en fournissant une combinaison de conseils professionnels et de soutien administratif.Bien que les responsabilités associées au travail varient en fonction de la culture qui prévaut dans une entreprise donnée, il existe quelques tâches de base que tous les assistants effectuent.La plupart d'entre eux sont liés au travail de secrétariat, à la planification et à la gestion des contacts.De nombreux dirigeants traitent leurs assistants comme leurs personnes incontournables pour des idées, des recommandations et une aide confidentielle, et ils aident à tout, de la photocopie aux points de presse.

Hiérarchie

Les entreprises avec des assistants exécutifs affectent généralement un assistant par exécutif.L'assistant est responsable de la gestion des tâches déléguées par l'exécutif qui est son superviseur immédiat.Dans de nombreux cas, les assistants ont des bureaux juste à l'extérieur des bureaux de leurs dirigeants, afin d'être aussi accessibles que possible.

Les assistants exécutifs ne répondent généralement qu'à leur supérieur nommé.Ils agissent comme confidante et aide de bureau de cette personne.Tout ce dont l'exécutif a besoin, l'assistant.Ils peuvent accompagner leurs réunions de dirigeants et sont chargés de connaître les détails des autres participants.Selon les besoins de l'exécutif, les assistants peuvent également parvenir à des voyages d'entreprise.À ce titre, l'assistant est généralement responsable de la gestion de l'horaire de l'exécutif, de l'organisation des réunions et de la garantie qu'il a lu le bon matériel de briefing et est prêt à faire des présentations ou des remarques nécessaires.

fonctions de bureau

Tout ce qui concerne le travail n'est pas aussi glamour que les réunions de voyage et de haut niveau.Beaucoup de tâches quotidiennes d’un assistant exécutif sont de nature de bureau.Les assistants sont généralement responsables de la gestion des documents de leur supérieur.Cela comprend le courrier, les correspondances inter-offices et le dépôt de base.L'assistant peut également être appelé à gérer un calendrier, en gardant une trace des heures de réunion, des rendez-vous officiels et des contacts importants.

Exigences de gestion

Selon la structure et la taille de l'entreprise, un assistant exécutif peut avoir un ou plusieurs assistants à lui pour aider à la charge de travail.Ce sont généralement des secrétaires ou plus d'associés de bureau d'entrée de gamme.L'assistant exécutif est généralement responsable de la gestion de leurs tâches et de leur déléguer des affectations au besoin.

Dans la plupart des cas, l'exécutif d'entreprise a peu ou pas de mot à dire sur la structure du secrétariat que son assistant met en place.Les décisions sur la discipline, les éloges et les augmentations sont souvent laissées à la discrétion de l’assistant, souvent en consultation avec le service des ressources humaines de l’entreprise.

Formation et expérience

La sécurisation d'un emploi d'assistant exécutif nécessite généralement une combinaison de formation et d'expérience pratique.En général, les dirigeants s'attendent à ce que leurs assistants soient des experts des politiques et procédures de l'entreprise ainsi que compétents avec les fonctions de bureau de base.Il n'est pas rare qu'un employé devienne un assistant exécutif après avoir travaillé dans un autre poste au sein de la structure de l'entreprise.De nombreux secrétaires de niveau inférieur, par exemple, avancent au statut d'assistant exécutif après plusieurs années de forte performance professionnelle.

La plupart des entreprises préfèrent que les assistants détiennent un certain type.Les cours de gestion, de ressources humaines ou même de sociologie peuvent être bénéfiques, mais il suffit généralement de détenir un diplôme en quelque chose .Les gestionnaires d'embauche d'entreprise considèrent souvent l'enseignement collégial comme une marque de prestige et d'intellect global que comme une source de connaissances spécifiques liées à l'emploi.

Cela ne veut cependant pas dire qu'un diplôme universitaire est nécessaire pour devenir assistant exécutif.Dans de nombreux cas, l'expérience est plus importante que l'éducation formelle.Bien qu'il puisse être difficile de se faire embaucher au niveau exécutif IMMEEn attendant après le lycée, une personne ayant seulement un diplôme d'études secondaires qui a passé un certain nombre d'années à travailler en tant que membre du personnel de soutien en entreprise peut être le candidat le plus convaincant.Les entreprises sont souvent plus intéressées par la façon dont un candidat peut effectuer le travail que les écoles nommées dans un CV.

Prestige et avantages sociaux

Les assistants exécutifs sont généralement considérés comme quelque peu élites, du moins en ce qui concerne le personnel de soutien.Ils ont tendance à avoir des privilèges non partagés par d'autres assistants administratifs, à la fois en termes de ressources et de salaire.Dans certaines entreprises, un assistant exécutif ayant un long mandat peut être éligible pour participer à des programmes de retraite ou à d'autres avantages non disponibles pour les employés à des postes moindres.

Relation avec les assistants personnels

Dans certains cas, les assistants exécutifs peuvent également effectuer certaines tâches personnelles, telles que la prise de nettoyage à sec ou la prise de vacances pour un animal de compagnie de famille.Ce ne sont pas des obligations d'emploi normales, cependant.La plupart du temps, ces types d'emplois sans bureau sont les tâches d'un assistant personnel.Il peut être facile de confondre les assistants personnels et exécutifs, bien que le travail qu'ils fassent soit techniquement distinct.Le seul rôle officiel d’un assistant exécutif est d’aider un supérieur à réussir le travail.Un assistant personnel, en revanche, est généralement responsable d'aider une personne importante à organiser sa vie en général, à la fois personnellement et professionnellement.