Que fait un agent d'information?
Un agent d'information est un professionnel des relations publiques. Le poste est conçu comme une voie de communication directe entre le public et un employé de l'entreprise. Généralement, les entreprises dont le composant de service génère beaucoup de questions désignent un agent d’information chargé de fournir des détails sur le service. L'agent est généralement autorisé à fournir des informations spécifiques sur les opérations de la société, mais n'est généralement pas autorisé en tant que porte-parole de la société ou à parler de la politique de la société en dehors du domaine de compétence spécifique.
Aussi utile que ce soit d’afficher des informations sur des panneaux d’affichage, de les diffuser par écrit ou d’en fournir une version enregistrée lorsque les gens appellent, les entreprises constatent souvent que les clients souhaitent parler à une personne en direct. Cela est particulièrement vrai pour les produits de service, pour lesquels une prestation de services adéquate peut dépendre des particularités des personnes impliquées. Au lieu d'essayer d'anticiper chaque question, une entreprise peut faire appel à un agent d'information pour répondre au besoin des clients de s'entretenir directement avec un représentant de l'entreprise.
Les agents d’information doivent maîtriser un certain ensemble d’informations. Ils sont responsables du traitement des questions des clients, du public ou de la presse sur le sujet. Un agent d'information peut être responsable de répondre aux questions en personne, par téléphone ou par voie électronique, par courrier électronique, par chat en ligne ou par le biais de forums sur un site Web.
Par exemple, une entreprise qui fournit un service de traversier peut engager un agent d’information pour répondre aux questions sur le site d’embarquement pendant les heures de service. L'agent peut répondre à des questions sur l'horaire, les commodités du bateau, la durée du voyage et les coûts, entre autres. Bien que ce soit le type d'informations que les gens pourraient trouver eux-mêmes en consultant une brochure imprimée, la disponibilité d'une personne en direct améliore les relations avec les clients. Cela contribue également au bon fonctionnement des opérations lorsque des questions inhabituelles se posent, par exemple si une personne peut pêcher en dehors du traversier pendant le voyage.
Ce travail est généralement considéré comme un poste de soutien dans les services à la clientèle ou les relations publiques. Certaines entreprises s’acquitteront de tâches connexes au besoin. Par exemple, il peut parfois être demandé à un agent de traiter les réclamations des clients et de faire rapport à la direction. On peut lui demander de faire des réservations client dans le cadre de son travail ou de gérer des affichages d'informations extérieurs. Ses tâches principales impliqueront la fourniture d'informations, mais d'autres tâches peuvent être attribuées en fonction du mode de fonctionnement de l'entreprise.