Que fait un assistant de bureau?
Assistant de bureau est un terme vague qui peut décrire différents types d’emplois dans un bureau. Il peut parfois être utilisé de manière synonyme avec des termes tels que assistant administratif, ou bien faire référence au personnel de bureau qui aide le travail des assistants administratifs, des assistants de direction ou des secrétaires. L’assistant de bureau moyen peut occuper divers emplois au bureau et a généralement besoin de compétences de base en bureautique.
Un assistant de bureau de ce dernier type peut effectuer les tâches suivantes:
- Répondre aux téléphones
- Classer et organiser les informations
- Prendre des messages
- Faire des courses
- Type
- Faire la saisie de données ou le traitement de texte
- Travailler pour soutenir les autres membres du personnel de bureau
- Utiliser du matériel de bureau comme des photocopieurs ou des télécopieurs
- Utilisez des programmes spécifiques tels que Microsoft Word®, Excel® ou Access®
- Fournir un support client
- Aide à la comptabilité de bureau
Des assistants de bureau plus expérimentés pourraient être responsables de la gestion d'un bureau, du soutien direct des cadres et de la supervision des autres employés de bureau. Généralement, lorsque l'assistance aux cadres ou aux employés de haut niveau est plus directe, l'adjoint administratif peut être qualifié d'assistant administratif ou exécutif. Si l'assistant de bureau supervise d'autres employés, il peut être appelé responsable de bureau.
Souvent, les assistants de bureau doivent être des «ouvriers de tous les métiers». Ils doivent avoir de bonnes compétences en dactylographie, être prêts à accepter les commandes d’autres employés, être prêts à travailler à divers titres et avoir au moins une première connaissance des logiciels de bureau classiques. Le travail peut varier d’un jour à l’autre et peut dépendre des besoins actuels du bureau. Vous pourriez être en train de saisir des données un jour, de classer le jour suivant et de télécopier ou d’envoyer du matériel promotionnel un autre jour. Parfois, si le bureau est basé sur le service à la clientèle, la mesure dans laquelle vous êtes occupé peut dépendre du trafic client.
Un assistant de bureau peut avoir suivi des programmes de certificat dans des écoles de commerce ou des collèges communautaires. D'autres ont un diplôme d'études secondaires et rares sont ceux qui en manquent même. Les principales compétences recherchées sont la capacité à taper rapidement et avec précision, de bonnes manières au téléphone, de bonnes relations interpersonnelles et une capacité démontrée à être organisé. D'autres sociétés veulent s'assurer que vous pouvez utiliser des logiciels bureautiques, et certaines entreprises vous demandent de passer des tests sur ces logiciels pour en démontrer la capacité.
Lorsque les assistants de bureau sont des assistants directs de professionnels, leur travail peut être plus ciblé. Ils feront essentiellement toutes les tâches de bureau nécessaires pour que le professionnel ne soit pas obligé de le faire. Les assistants administratifs et de direction ont généralement plus d'expérience en logiciels de bureau et servent souvent d'intermédiaire entre les clients et leurs dirigeants. Ils peuvent gérer des bureaux et embaucher et licencier des assistants de bureau qui peuvent les aider dans leur travail d'assistance au professionnel.
Étant donné que le terme peut signifier beaucoup de choses, la fourchette de rémunération peut également être variable. L’assistant de bureau ayant des compétences de bureau minimes peut ne gagner que très peu du salaire minimum. Les assistants administratifs peuvent avoir un salaire plus élevé, avec un salaire moyen de l'ordre de 30 000 dollars US (USD). Beaucoup gagnent bien plus que cela, en fonction de leur expérience et de leurs responsabilités professionnelles.