Qu'est-ce qu'un enregistreur?
Un enregistreur est un employé de bureau qui travaille avec, organise et stocke des informations telles que des rapports, des fichiers, des procès-verbaux de réunions, des grands livres et diverses correspondances. Il est responsable de la tenue des dossiers en ordre et facilement accessible pour les autres travailleurs ou des tiers, tels que les avocats qui peuvent avoir besoin des informations. Les livres financiers, les fichiers et les reçus d'une entreprise doivent être conservés dans un ordre à jour par le responsable de la comptabilité aux fins de l'impôt.
Les registres fiscaux doivent être tenus à jour et constamment mis à jour de manière approfondie, y compris une ventilation des dépenses. Les enregistrements financiers tels que les reçus sont nécessaires pour prouver les informations sur les déclarations de revenus des sociétés. La gestion des enregistrements financiers d'entreprise est divisée en les principales catégories de créances et de dettes. Les comptes clients sont les paiements effectués par les clients, tandis que les transactions à payer sont des équipements et autres articles achetés par la société.
Un responsable de la tenue des registres doit tenir à jour une liste des clients en retard dans leurs paiements, car cela représente un déficit, ou une réduction, de ce que la société aurait dû recevoir pour les paiements en fonction de sa facturation. Les factures sont émises au moment où le client reçoit un bien ou un service et sont numérotées dans un ordre consécutif. Les clients payant paient leurs factures immédiatement, tandis que ceux qui ont un compte à crédit paient le total de leur compte chaque mois ou selon un autre calendrier convenu. Les responsables de la tenue des registres doivent s'assurer que toutes les factures sont comptabilisées. toutes les commandes de clients annulées sont marquées comme "nulles", tandis que les relevés sont envoyés aux clients avec crédit. Les relevés sont des documents envoyés régulièrement aux clients ayant un crédit, qui incluent les montants qu’ils ont payés ou n’ont pas payés pour les factures de leurs comptes.
Les enregistreurs classent les achats en espèces, les ventes, la masse salariale et les achats de l'entreprise en informations faciles à localiser qui s'intègrent dans un système global tel qu'un logiciel de comptabilité informatisé. Dans les systèmes comptables informatisés, les archivistes peuvent être chargés de télécharger les informations bancaires d'une entreprise dans des logiciels. La sauvegarde des fichiers en cas d’incendie dans un bureau ou dans une autre situation d’urgence est une autre responsabilité courante. Dans certains cas, un responsable de la tenue des registres peut encore avoir besoin de consigner à la main certains reçus et articles dans un livre de grand livre réglementé. Les conservateurs sont souvent chargés de la petite caisse et du suivi des achats de fournitures de bureau.
Un archiviste efficace organise et classe les articles tous les jours plutôt que de laisser les reçus et les informations s'accumuler. Cette tenue de registres quotidienne est une partie essentielle de ce type de travail de bureau, mais d’autres tâches administratives peuvent être confiées. Les conservateurs prennent souvent des minutes lors des réunions, avant de distribuer et de stocker ultérieurement les informations.