Qu'est-ce qu'un secrétaire exécutif?
Un secrétaire exécutif est une personne qui travaille comme assistante administrative pour un haut dirigeant. Ce n'est généralement pas un poste de secrétariat d'entrée de gamme. En règle générale, ce poste nécessitera de nombreuses années d'expérience en tant que secrétaire pour des hauts fonctionnaires, principalement. Les fonctions de secrétaire exécutif peuvent être étendues à celles de secrétaire traditionnel. Bien que l'expérience puisse être un facteur contributif, certains employeurs peuvent exiger une formation collégiale pour obtenir ce poste.
L'obtention du diplôme d'études secondaires est généralement la moins acceptable des études acceptables pour un poste de secrétaire de direction. Pendant ses études secondaires, il a peut-être excellé dans les domaines des affaires et de l'informatique. Comme le domaine des secrétaires exécutifs peut être concurrentiel, l'obtention d'un diplôme collégial peut donner à une personne un avantage certain pour la recherche d'un emploi. Certaines personnes peuvent choisir d'obtenir un diplôme d'associé de deux ans, tandis que d'autres peuvent choisir un baccalauréat de quatre ans. De nombreuses personnes cherchant ce poste en tant que carrière peuvent s'inscrire à un programme lié aux affaires, tel que l'administration des affaires, la gestion d'entreprise ou l'administration de bureau.
Dans la plupart des cas, le secrétaire exécutif est l'homme ou le bras droit d'un haut responsable dans une entreprise ou un établissement. La secrétaire joue souvent le rôle de moteur dans les coulisses, assurant le bon fonctionnement de l'entreprise au quotidien. Dans ce poste, de nombreuses tâches sont effectuées par une adjointe de direction. Parmi les tâches les plus courantes de ce type de secrétaire, il peut être de taper des lettres au nom de son chef, de créer des formulaires, de compiler des feuilles de calcul et de prendre des messages. De plus, le secrétaire peut fournir un soutien administratif aux autres cadres du département.
Parfois, une secrétaire de direction peut se retrouver dans une salle de réunion en train de faire plus que prendre quelques minutes. Le secrétaire peut être amené à assister à une réunion en l'absence de son chef et à le représenter. Même si le secrétaire n'écoute que la réunion et prend des notes à remettre au chef, certains peuvent être amenés à jouer un rôle actif, par exemple en prononçant un discours ou en faisant une présentation. Pour cette raison, de nombreux chefs consacrent beaucoup de temps à la formation de leur secrétaire pour que la personne puisse assumer une fonction de direction si nécessaire en leur absence.
Contrairement à la plupart des secrétaires traditionnels, un secrétaire exécutif peut consacrer du temps à la corrélation d'activités pour l'exécutif en dehors du bureau. Certains secrétaires seront responsables des préparatifs de voyage de leur patron. Cela peut inclure la planification des vols, la prise des dispositions d'hôtel et la planification du service de voiture. Souvent, le secrétaire peut également aider le bureau exécutif à résoudre des problèmes concernant sa vie personnelle. Par exemple, le secrétaire peut fixer des rendez-vous chez le médecin, organiser un dîner et coordonner des réunions de travail en dehors du bureau de l'exécutif.