Qu'est-ce qu'un assistant administratif en ligne?
Un assistant administratif en ligne est une personne qui fournit une gamme de services administratifs à partir d'un site distant. Un assistant administratif travaille dans divers bureaux, organise des rendez-vous, assure le suivi auprès des fournisseurs et des clients, tout en aidant à gérer la correspondance. Un assistant administratif efficace maintient le bureau organisé, veille à ce que les clients reçoivent un excellent service client et que les paiements soient reçus pour les services fournis.
Les personnes qui aiment s’organiser, qui sont d’excellents communicateurs et qui sont capables d’équilibrer des priorités conflictuelles trouvent ce rôle gratifiant et stimulant. Ce rôle ne convient pas à une personne timide, préférant travailler de manière autonome et n'appréciant pas les instructions données par les autres. D'excellentes qualités relationnelles et une grande attention portée aux détails sont essentielles pour quiconque occupant ce poste.
Outre les compétences standard, un assistant administratif en ligne doit posséder des compétences en informatique de niveau expert. La possibilité de configurer un réseau privé virtuel et de dépanner des connexions ordinateur à ordinateur est très importante dans ce rôle. De nombreux assistants administratifs en ligne répondent également aux appels téléphoniques via une connexion voix sur protocole Internet (VOIP), ce qui peut nécessiter une assistance supplémentaire pour la configuration.
La plupart des adjoints administratifs en ligne ont suivi un programme d’enseignement postsecondaire. Ce type de programme est disponible dans les collèges communautaires et professionnels et dure généralement entre huit et 12 mois pour le programme de base. Un engagement en matière de formation continue est important dans ce rôle, car la technologie continue d'évoluer à un rythme rapide.
Il existe deux méthodes opérationnelles pour utiliser un assistant administratif en ligne: dédié et via une société de services. Un assistant administratif dédié reçoit généralement un accès direct au réseau informatique de l'entreprise. Cet accès comprend tout compte de messagerie général, fichiers électroniques et documents connexes. L'assistant se connecte à l'ordinateur puis exécute les tâches assignées.
Une entreprise de services d’assistants administratifs fournit l’accès à des assistants administratifs moyennant des frais fixes. L'assistant réel peut changer en fonction du niveau de service demandé et du nombre d'autres clients. Dans ce scénario, les tâches sont généralement envoyées à un référentiel central ou à un portail utilisé pour gérer le flux de documents.
L'utilisation d'un assistant administratif en ligne progresse lentement et devrait connaître une croissance supérieure à la moyenne au cours des cinq à dix prochaines années. Une technologie améliorée fournit aux employeurs de meilleurs outils pour suivre la productivité et permet aux personnes d'effectuer une plus grande gamme de tâches à partir d'un bureau distant. Permettre aux employés de travailler à domicile peut être considéré à la fois comme une méthode de réduction des coûts et comme un avantage pour les employés.