Qu'est-ce qu'un coordinateur des opérations?
Un coordinateur des opérations est la personne chargée d’organiser et de synchroniser les activités de divers responsables et services au sein d’une entreprise. Contrairement à un responsable des opérations, qui dirige les opérations réelles de l'entreprise, un coordinateur des opérations veille à ce que les calendriers, les réunions et les objectifs de chaque service fonctionnent en harmonie. Son travail consiste à détecter les conflits à un stade précoce et à les résoudre à la satisfaction de toutes les parties concernées. Selon le secteur d'activité et la discrétion du directeur des ressources humaines, le poste peut également être désigné par un autre titre, tel que coordinateur événements ou coordinateur informations.
Compétences en communication
Cette personne doit être un maître communicateur pour être efficace et performante. Il doit aussi être capable de s'adapter rapidement au changement. Si un seul ministère modifiait ses plans, buts ou objectifs, cela pourrait avoir une incidence importante sur les opérations globales de l'entreprise. Le rôle du coordinateur l’oblige à évaluer rapidement les effets de l’évolution de la situation et à élaborer des stratégies qui n’influenceront que très peu les autres départements. La capacité de traiter rapidement et indépendamment les idées et de mettre en œuvre les changements est un atout précieux pour un coordinateur des opérations.
Planification et ordonnancement
La planification et la planification proactives des projets constituent un autre aspect important du travail du coordinateur des opérations. Cela nécessite d'interagir avec des agences et des organisations externes et de s'assurer que le personnel clé de l'entreprise est disponible au besoin. Plusieurs fois, le travail consiste à organiser simultanément plusieurs projets, ce qui nécessite des compétences exemplaires en matière de planification et de gestion du temps. Cela nécessite également de rencontrer des sous-traitants externes, des prestataires de services et des fournisseurs pour régler des détails spécifiques.
Compétences informatiques
Avoir d'excellentes compétences en logiciels est un atout majeur pour un coordonnateur des opérations. Le fait de pouvoir communiquer électroniquement en interne et en externe permet de gagner du temps et de simplifier les plannings de planification grâce à l'utilisation d'un logiciel de tableur et de calendrier. Une expertise dans la création de présentations visuelles avec un logiciel multimédia peut également être utile.
Soutenir le gestionnaire des opérations
Un coordinateur des opérations est souvent appelé à assister le responsable des opérations en plus de ses autres responsabilités. Cela nécessite généralement une révision régulière et parfois une révision du programme du responsable. Le poste pourrait également lui demander de prendre des dispositions pour le voyage et l’hôtellerie du responsable des opérations et de confirmer les itinéraires.
Qualifications
Les exigences en matière de formation pour un poste de coordonnateur des opérations varient considérablement d’une entreprise à l’autre. Un baccalauréat est parfois exigé, mais l'exigence peut être levée si une expérience de travail comparable est évidente. Une expérience de travail appropriée peut inclure des postes de soutien administratif ou de bureau qui prouvent que le candidat est un excellent communicateur et possède de bonnes compétences pour le multitâche.