Qu'est-ce que la gestion des contrats?
Le terme gestion des contrats est généralement utilisé dans les départements achats ou achats. Dans le cadre des responsabilités du service des achats, le responsable négocie, accepte et signe les contrats avec les fournisseurs de biens et de services de l’organisation. La gestion des contrats consiste à s'assurer que le fournisseur respecte les conditions contractuelles négociées. Bien que le rôle des achats dans le processus de négociation soit un élément essentiel du processus de gestion des coûts, la gestion des contrats est le lieu où les économies effectives sont réalisées ou manquées.
Des pratiques efficaces de gestion des contrats se traduisent par des coûts de fonctionnement réduits, des services efficaces et une position de négociation renforcée lors de la prochaine ronde de négociations. La gestion des contrats comprend la garantie de la conformité aux contrats, le contact principal pour les problèmes liés au service et au règlement des litiges, ainsi que la gestion des paiements ou des clauses négociés dans le contrat. En général, la gestion des contrats peut être divisée en trois domaines principaux: les seuils, les rabais et les clauses de performance.
Le seuil est un terme utilisé pour définir des objectifs spécifiques de dépenses en dollars, de transactions ou de parts achetées. Ces seuils sont généralement liés à des escomptes en dollars sur le prix d'achat et sont souvent basés sur le nombre de commandes reçues au cours d'une période donnée. Dans le cadre du processus de négociation, des seuils sont souvent utilisés pour exiger des remises encore plus importantes que celles que le fournisseur fournirait normalement. À mesure que le volume augmente, le fournisseur a la motivation et la capacité de réduire le prix au fur et à mesure que ses coûts diminuent.
Les remises sont utilisées comme une récompense ou une incitation pour le fournisseur à atteindre des objectifs spécifiques. Par exemple, une boulangerie peut négocier l'achat d'une quantité spécifique de farine sur une période donnée. Toute demande supplémentaire non planifiée qui est traitée au cours d'une période donnée donne droit à une remise au fournisseur. La facture correspond au montant standard, mais la remise est calculée et reversée au fournisseur en guise de récompense pour répondre à un besoin immédiat. Cette flexibilité se rencontre souvent dans les environnements sensibles au facteur temps, où le contrat concerne un calendrier de livraison standard, mais une flexibilité supplémentaire est nécessaire pour répondre aux besoins de l'entreprise.
Les clauses de performance sont basées sur des éléments mesurables essentiels au fonctionnement de l'entreprise. Les clauses communes sont basées sur la livraison dans un délai spécifique, la facturation dans une plage de dates définie, le respect des dates de livraison de référence et le pourcentage d'avancement des projets de construction. L'objectif d'une clause de performance est de définir une méthode de mesure acceptée entre le fournisseur et le client. Ces clauses sont souvent liées à des pénalités ou à des récompenses, en fonction du secteur.
Une gestion efficace des contrats implique un suivi quotidien des activités, une gestion des performances et un suivi avec le fournisseur. Seule une procédure active de gestion des contrats permet à l’entreprise de réclamer les avantages inclus dans le contrat. Ces avantages peuvent inclure des clauses de libération anticipée, des réductions de paiement supplémentaires et d'autres pénalités.