Qu'est-ce que la formation en approvisionnement?
Une formation en approvisionnement est disponible dans un large éventail de collèges communautaires et d'universités. L'achat est un autre terme pour acheter ou acheter. Il est utilisé pour décrire une activité d'achat pour le compte d'une entreprise ou d'une organisation. Il existe trois niveaux différents de formation en approvisionnement: traitement des données de base, analyse de l’approvisionnement et gestion.
Le traitement des données est un domaine important de la formation en approvisionnement. La grande majorité des activités d'approvisionnement est réalisée à l'aide de logiciels. La capacité de saisir correctement les données requises est un élément essentiel du processus d’achat. Ce type de formation en approvisionnement est disponible au niveau de la communauté et du collège professionnel. Ce cours peut être axé sur un logiciel spécifique ou suffisamment général pour être appliqué aux produits les plus couramment utilisés.
Une formation en analyse des achats est disponible dans le cadre d'un programme menant à un diplôme collégial ou universitaire. L'analyse des données sert à déterminer les domaines dans lesquels l'entreprise ou l'organisation peut économiser de l'argent ou améliorer ses processus. Les principaux concepts utilisés dans ce type de formation incluent la gestion et la normalisation des données, les statistiques, les valeurs aberrantes et les cubes de données. Toutes ces compétences peuvent être utilisées pour n’importe quel autre type de programme de gestion de données ou d’analyse.
La formation en gestion des achats comprend à la fois une analyse des achats et des rapports financiers. La formation requise pour un poste en gestion est généralement un programme ou un certificat de troisième cycle. Ces programmes d'un an fournissent la formation supplémentaire nécessaire à cette importante fonction commerciale.
Dans une grande entreprise, chaque personne qui traite des demandes d'achat ou des commandes est généralement tenue de suivre une formation en approvisionnement. Cette formation est divisée en trois domaines: politique d'approvisionnement interne, obligations financières et qualité des données. Le respect de la politique d'approvisionnement est essentiel pour éviter des poursuites et des litiges coûteux.
La formation aux obligations financières liées aux achats est un aspect crucial de la budgétisation et de la gestion de trésorerie. Les grandes entreprises créent généralement un budget de dépenses pour différents produits ou activités. Une formation précise des activités d’achat par rapport à ce budget est absolument nécessaire pour suivre correctement les dépenses. Il est important de se rappeler qu'un bon de commande est un contrat exécutoire. Une fois les matériaux livrés, le client est obligé de payer la valeur indiquée sur le bon de commande. Une mauvaise gestion des achats peut entraîner des problèmes de trésorerie et un engagement excessif des fonds.
La qualité et l’intégrité des données sont très importantes dans un système d’achat. Un exemple couramment utilisé est la création de fiches fournisseurs. Idéalement, un compte fournisseur est créé pour chaque fournisseur. Tous les achats, les factures, les entrées de marchandises, les retours et les crédits sont enregistrés dans ce compte fournisseur. Des rapports peuvent être générés sur le compte pour déterminer la valeur totale en dollars des dépenses engagées avec le fournisseur sur une période donnée et les matériaux achetés. Si plusieurs comptes sont créés pour le même fournisseur, les rapports sont tous incorrects et l'entreprise ratera des occasions de négocier des contrats de tarification, en fonction d'une valeur monétaire spécifique de l'activité d'achat.