Comment choisir le meilleur logiciel GAAP?
La technologie est extrêmement bénéfique pour les entreprises qui doivent utiliser et suivre les principes comptables généralement reconnus (PCGR) dans leurs activités. Les logiciels GAAP représentent des types de technologies spécifiques qu'une entreprise peut utiliser pour enregistrer des informations financières par voie électronique. Le choix du meilleur logiciel GAAP peut impliquer des éléments tels que le coût, l'utilisation et la disponibilité pour les mises à niveau futures. L'utilisation de la technologie dans l'environnement commercial actuel permet aux petites et grandes entreprises d'utiliser un logiciel de comptabilité. Dans certains cas, un cabinet d’experts-comptables peut être utile pour choisir le logiciel le mieux adapté à la société.
Bien que les coûts technologiques puissent continuer à diminuer pour certains logiciels ou matériels à mesure que la technologie s'améliore, les logiciels GAAP peuvent parfois être d'un coût prohibitif. Par exemple, les petites entreprises ne disposent généralement pas des ressources nécessaires pour mettre pleinement en œuvre un progiciel de comptabilité. Lorsque le coût devient un problème, une entreprise peut décider de choisir un logiciel PCGR qui commence au petit matin, puis d’ajouter d’autres éléments au progiciel initial. Par exemple, une petite entreprise peut commencer avec un ou deux modules de logiciel de comptabilité à faible coût, puis en acheter davantage à mesure que l'entreprise grandit. Les grandes entreprises peuvent également utiliser la technologie logicielle de la même manière, en commençant par de petites entreprises et en obtenant davantage de pièces si nécessaire.
L'utilisation du logiciel GAAP peut également affecter le choix de la technologie dans les activités commerciales d'une entreprise. Dans certains cas, des logiciels PCGR recommandés peuvent être proposés par des cabinets comptables publics ou par le FASB (Financial Accounting Standards Board), organisation responsable de la création de PCGR. Ces recommandations sont particulièrement importantes pour les entreprises travaillant dans des industries techniques disposant de processus de comptabilité spécifiques pour les informations d’entreprise. Une entreprise peut avoir besoin d'utiliser le même logiciel de comptabilité que son cabinet d'experts-comptables, par exemple, ce qui facilite le transfert d'informations par rapport à l'utilisation d'un logiciel différent. L'utilisation d'un système logiciel de marque peut être préférable si la société fournissant la technologie dispose d'un avantage concurrentiel sur le marché.
Les PCGR restent rarement les mêmes à long terme; Le FASB procède en permanence à des ajustements pour améliorer les rapports financiers des entreprises. Par conséquent, le logiciel GAAP utilisé par une entreprise doit également pouvoir rester mis à niveau en cas de modification des principes comptables. L'entreprise technologique à l'origine du logiciel doit avoir la capacité de mettre à niveau le logiciel en fonction des nouveaux principes comptables sans arrêter tout le système. Dans certains cas, la mise à jour de chaque module à des moments différents peut en fait être la meilleure option. Cela peut aider à éviter des mises à niveau coûteuses susceptibles de créer des problèmes de continuité des opérations avec le logiciel de comptabilité.