Comment puis-je obtenir un remboursement de carburant?
Un remboursement de carburant est une situation dans laquelle une entité couvre le coût du carburant utilisé par un particulier dans l'exécution de tâches pour le compte de cette entité. Le terme est parfois utilisé conjointement avec un remboursement au kilométrage, bien que les deux formes de remboursement des dépenses des employés diffèrent légèrement. Le processus de remboursement du carburant varie en fonction des politiques de l'entreprise et des réglementations gouvernementales, bien que quelques principes de base s'appliquent généralement dans toutes les situations.
Bien qu'un remboursement du kilométrage et un remboursement du carburant soient très similaires, il existe une différence essentielle. Le premier rembourse généralement un employé en fonction de la distance parcourue pour le compte de son employeur lorsqu'il utilise son propre véhicule, avec un taux fixe appliqué à chaque kilomètre parcouru. En revanche, un remboursement lié à la consommation de carburant est associé à l'utilisation d'un véhicule appartenant à l'entreprise ou à un véhicule loué et rembourse normalement à l'employé la quantité d'essence achetée et consommée au cours de ce voyage d'affaires.
Afin de demander un remboursement de carburant, de nombreuses entreprises exigent que l'employé présente une demande de remboursement. Les formulaires de ce type comprennent généralement des champs permettant de saisir des données de base, telles que le nom de l’employé, l’objet du voyage et les informations relatives au moment où l’essence a été achetée au cours de ce voyage. Le formulaire indiquera souvent le nom de l'établissement dans lequel l'essence a été achetée et le coût de l'essence. Outre le formulaire de demande, la plupart des entreprises exigent qu'un reçu obtenu au moment de l'achat soit également joint au document pour prouver que la transaction a bien eu lieu à la date et à l'heure indiquées. En supposant que la documentation soit en bon ordre, la demande sera approuvée et l'employé sera remboursé pour l'achat de carburant conformément aux conditions et aux politiques de l'employeur.
Le kilométrage et le remboursement du carburant sont considérés comme faisant partie des frais de déplacement professionnels habituels. L'approche appropriée dépend de la manière dont le voyage a été effectué. Dans certains pays, un employé qui choisit de conduire son propre véhicule pour un voyage d'affaires a droit à un taux de remboursement du kilométrage spécifique, censé couvrir non seulement le coût du carburant, mais également permettre l'usure normale du véhicule. véhicule de l'employé. Le montant de cette indemnité kilométrique variera en fonction de calculs approuvés par le gouvernement, qui sont ajustés régulièrement en fonction de la situation économique en général. Si le voyage implique la location ou la location d'un véhicule, l'employé n'est généralement pas payé en fonction du kilométrage, mais il est libre de présenter une demande de remboursement de carburant pour toute essence achetée en utilisant la voiture pendant le voyage d'affaires.