Comment puis-je tenir un journal de petite caisse?
Pour conserver un journal de petite caisse, vous devez d’abord décider si vous souhaitez conserver un journal écrit ou enregistrer les transactions sur un ordinateur. Vous devrez ensuite créer ou obtenir un journal contenant les colonnes de saisie appropriées, telles que les dates, les montants des transactions, les descriptions de revenus ou de dépenses et les soldes. Une fois ce journal créé, vous pouvez garder une trace en enregistrant chaque fois que vous payez quelque chose avec de la petite caisse ou recevez de l’argent sous cette forme. De plus, vous pouvez en conserver des reçus pour sauvegarder vos entrées de journal.
Lorsque vous devez tenir un journal de petite caisse, il est important de comprendre que vous avez le choix en ce qui concerne sa création. Vous pouvez utiliser un journal écrit, un programme informatique spécialement conçu pour enregistrer des transactions de petite caisse, ou même simplement un tableur informatique pour créer votre journal. Si vous décidez d'utiliser une option d'ordinateur pour enregistrer de la petite caisse, il est généralement essentiel de sauvegarder vos fichiers régulièrement. Si vous ne vous en souvenez pas, vous aurez peut-être du mal à comprendre comment vous avez dépensé la petite caisse et à prouver vos dépenses si votre ordinateur tombe en panne.
En règle générale, un journal de petite caisse aura une zone désignée pour enregistrer diverses données. Par exemple, le journal que vous créez doit comporter une colonne permettant de saisir la date à laquelle vous avez payé en espèces ou reçu de l'argent, ainsi qu'une colonne permettant d'indiquer si vous avez reçu ou non un reçu pour documenter la transaction. Votre journal devrait également inclure un espace pour indiquer la partie à qui vous avez payé en espèces ou la personne de qui vous avez reçu de l'argent et le montant de la transaction. Vous aurez également besoin d'un espace pour décrire la transaction. Par exemple, vous pouvez noter dans cette zone que vous avez payé des fournitures ou reçu un don.
Lorsque vous tenez un journal de petite caisse, vous devez également suivre le solde de votre compte. Cela signifie que vous aurez besoin d'une colonne pour enregistrer le solde de votre petite caisse après chaque transaction. Garder une trace du solde est non seulement une bonne tenue de dossiers, mais peut également faciliter la tâche de remarquer quand il est temps de reconstituer votre fonds de petite caisse.
Si vous exploitez une entreprise qui a des employés, vous devrez décider qui aura accès à votre petite caisse et être responsable de la tenue du journal. Si plusieurs personnes y auront accès, vous aurez besoin d’un système permettant d’enregistrer qui est responsable de quelle transaction. Vous pouvez en garder une trace en ajoutant une colonne à votre journal pour le nom de l'employé.
En plus de tenir un journal de petite caisse, il est également important de conserver tous les reçus que vous recevez concernant la petite caisse. Cela inclut même les reçus pour les petites quantités que vous ne considérez pas comme très importantes. Vous pourrez éventuellement avoir besoin de ces reçus pour prouver certaines de vos dépenses.