Comment suivre un chèque en suspens?
Vous pouvez suivre un chèque en attente en enregistrant le numéro du chèque et le montant du paiement dans votre livre de chéquier et en déduisant le montant du chèque de votre enregistrement du solde disponible du compte sur lequel le chèque est tiré. Une fois le chèque présenté au paiement, votre banque supprime l’argent de votre compte. La banque vous informe ensuite que la transaction concernant le chèque est terminée, généralement en fournissant un relevé de compte mensuel indiquant que le chèque a été payé et, dans certains cas, en vous fournissant l'original ou une copie du chèque annulé pour vos fichiers.
Un chèque est un substitut légal au paiement en espèces. Chaque document de chèque contient certaines informations standard, notamment le nom de la banque, le numéro d’acheminement et le numéro de compte, qui indique où se trouve le compte contenant l’argent pour payer le chèque, ainsi qu’un numéro de chèque dans le coin supérieur droit. Ces informations sont utilisées par les parties à la transaction et par la banque pour suivre le chèque via le système de paiement.
Chaque propriétaire de compte chèque est tenu de conserver un enregistrement précis du solde du compte. Comme pour les espèces, vous pouvez utiliser un chèque pour effectuer un paiement sans en avertir préalablement la banque ni mettre officiellement l'argent de côté dans le compte. La banque n'a aucun moyen de savoir que certains fonds d'un compte courant ont été engagés par un chèque en circulation jusqu'à ce que le chèque soit présenté à la banque pour paiement. Une fois que le chèque a quitté votre possession, il n’ya littéralement aucun moyen de le suivre tant que le destinataire ne l’a pas présenté au paiement.
Un chèque en circulation ne peut être suivi superficiellement sur papier que par le titulaire du compte lors de son émission. Ensuite, il disparaît de tout système de suivi tant que le destinataire détient le chèque. Il réapparaît pour suivi une fois que le destinataire le présente pour paiement. Si un destinataire conserve le chèque pendant un temps excessif sans le déposer, il a tendance à créer un problème dans les enregistrements du titulaire du compte. L'argent restant disponible sur le compte qui est en réalité obligé par un chèque en circulation crée une possibilité de mauvaise gestion des fonds et de découverts de compte.
Les titulaires de compte suivent un chèque sur papier en gardant un grand livre qui reflète le solde réel du compte à tout moment. Dans le grand livre, vous enregistrez le numéro de chèque et déduisez le montant du chèque du solde du compte. Le solde du grand livre sera différent du solde du compte jusqu'à ce que le chèque soit présenté au paiement, mais il correspond au solde disponible des fonds non engagés. À la fin du mois, la banque vous fournit un relevé de compte et, parfois, des copies des chèques annulés afin que vous puissiez rapprocher votre grand livre de l'activité de votre compte.