Comment puis-je rédiger une lettre de recouvrement?
Rédiger une lettre de recouvrement implique la rédaction d'une lettre commerciale qui en identifie clairement le but et respecte les lois de votre juridiction en matière de recouvrement. Vous devrez généralement inclure des informations sur la dette que vous essayez de recouvrer et sur le montant dû. Dans certains pays, vous devrez peut-être également inclure un libellé donnant au débiteur 30 jours pour contester la validité de la dette et suivre un format standard de lettre de recouvrement. Bien que les agents de recouvrement puissent être fermes, la plupart des juridictions ont des lois contre l'utilisation de mensonges, de menaces et de tactiques alarmistes pour recouvrer des créances. En fait, vous feriez bien de commencer par adopter une approche plus douce pour recouvrer une créance et de progresser progressivement vers des demandes de paiement plus fermes.
Lorsque vous devez rédiger une lettre de recouvrement, votre première étape consiste peut-être à apprendre les lois en vigueur dans votre région. Vous devrez peut-être écrire une lettre dans un format particulier ou éviter certains types de déclarations dans les procédures judiciaires de recouvrement. Dans certains endroits, vous devrez peut-être indiquer que l'objet de la lettre est de recouvrer une créance ou de vous identifier spécifiquement en tant que créancier. De même, vous pouvez être tenu d'informer le destinataire de la lettre que vous utiliserez les informations que vous obtiendrez pour recouvrer la dette.
En règle générale, vous devez dater une lettre de recouvrement et certaines juridictions peuvent vous demander d'indiquer que le destinataire dispose de 30 jours pour contester la validité de la créance. Vous devrez peut-être également fournir votre adresse professionnelle ainsi que vos coordonnées. Si l'adresse à laquelle vous souhaitez recevoir des paiements diffère de l'adresse physique de votre entreprise, vous devrez peut-être également fournir l'adresse physique.
Le corps de votre lettre de recouvrement doit être clair et facile à comprendre. En règle générale, vous devez identifier la dette que vous essayez de recouvrer et le montant dû. Si vous recouvrez une dette pour une autre entreprise, vous devrez peut-être également identifier cette entreprise. Une lettre de recouvrement de créances ne doit contenir que des informations véridiques. La plupart des endroits ont des lois contre l'utilisation de mensonges pour recouvrer des dettes, et il en va de même pour les menaces et les tactiques de peur.
Souvent, une lettre initiale de recouvrement de créance rappelle gentiment que de l’argent est dû. Dans certains cas, un débiteur peut oublier de payer une facture ou avoir des problèmes financiers temporaires. Dans un tel cas, le fait de commencer les procédures de recouvrement écrites sur une note plus conviviale peut l’encourager à payer plus rapidement. Si cela ne fonctionne pas, vous devrez peut-être envoyer des lettres au ton de plus en plus ferme.