Comment rédiger une politique de remboursement des dépenses?
Une politique de remboursement des dépenses peut être un document important et nécessite donc une planification et une clarté. Il devrait inclure les types de dépenses qui seront remboursées et celles qui ne le seront pas. Vous devez spécifier à qui la politique se rapporte et à toute personne dont les dépenses sont exclues. Les remboursements maximaux doivent être définis et il convient d'indiquer clairement quels documents sont nécessaires au remboursement. Le délai de soumission de la documentation doit être inclus, de même que le délai et la manière dont les remboursements seront effectués.
Si vous avez la responsabilité de rédiger une politique de remboursement des dépenses, faites-le très attentivement. Les erreurs d'insouciance peuvent être coûteuses pour votre entreprise ou pour les personnes ayant effectué des dépenses dans l'espoir d'être remboursées. C'est pourquoi il est de la plus haute importance que les termes soient clairs pour tout le monde, y compris pour vous.
Pour commencer, vous devriez produire une liste qui indique quelles dépenses sont remboursables et lesquelles ne le sont pas. Cet exercice vous aidera à rationaliser votre politique de remboursement des dépenses. Vous ne pourrez peut-être pas lister tous les articles éligibles et non éligibles dans le document final, mais les informations que vous fournissez devraient laisser peu de question sur la catégorie dans laquelle la plupart des dépenses seront classées.
Au début de la politique de remboursement, vous devez indiquer à qui elle s’applique. Il se peut que certains types de remboursement de dépenses que vous souhaitez mettre à la disposition de certaines personnes uniquement. Par exemple, les cadres supérieurs peuvent être éligibles au remboursement des frais engagés pour dîner avec leurs clients et les divertir, mais vous pouvez limiter leurs assistants à des remboursements pour les repas uniquement. De telles situations peuvent être efficacement gérées de deux manières. Vous pouvez soit spécifier spécifiquement à qui chaque partie de la stratégie appartient ou non, ou vous pouvez organiser le document en sections qui s'appliquent spécifiquement à chaque groupe.
Les coûts maximums pour des types spécifiques de dépenses doivent être abordés. Si cela n'est pas fait, le résultat sera probablement une grande confusion et peut-être des pertes financières substantielles. Si les maximums doivent fluctuer dans certaines circonstances, il convient de décrire la manière dont cela sera traité. Par exemple, vous pouvez définir un remboursement maximum des dépenses quotidiennes pour les voyages d’affaires, mais il peut être nécessaire d’augmenter le montant lorsque vous voyagez dans certaines villes internationales.
Il est très important que la politique de remboursement des dépenses indique explicitement le type de documentation ou de preuve nécessaire pour que les coûts soient éligibles. Vous voudrez peut-être simplement des reçus ou des reçus avec des informations détaillées, telles que le client, indiquant le coût et les raisons pour lesquelles ils étaient nécessaires. Vous voudrez peut-être que toutes les dépenses soient soumises sur un formulaire spécial. Quelle que soit votre décision, assurez-vous que cette information est clairement communiquée.
En outre, vous devez spécifier les délais ou la régularité pour la soumission des frais de remboursement. La politique devrait indiquer ce qui se passera si ce délai n’est pas respecté. Les individus doivent également savoir quand et comment ils seront remboursés.