Quelles sont les dépenses des employés?
Les dépenses des employés sont les coûts associés aux tâches effectuées pour un employeur. Les employeurs désignent généralement une liste de dépenses autorisées pour lesquelles ils sont prêts à rembourser les employés. Une telle liste peut inclure des dépenses liées aux voyages d'affaires, aux repas, à l'hébergement, aux appels téléphoniques, aux fournitures Internet et de bureau. Certains employeurs émettent des cartes de crédit de l'entreprise pour de telles dépenses, tandis que d'autres s'attendent à ce que les employés couvrent les coûts et demandent le remboursement.
Les dépenses autorisées des employés varient généralement de l'employeur à l'employeur. La plupart des entreprises et des organisations ont une liste clairement définie des dépenses autorisées. Une entreprise pourrait couvrir la facture de téléphone portable d'un employé si la majorité de ses appels sont liés aux affaires. Une autre entreprise pourrait interdire les frais de téléphone portable, exigeant que les employés passent tous les appels commerciaux du bureau de l'entreprise.
Les types de dépenses des employés couramment couvertes par les entreprises sont liées aux voyages d'affaires, aux repas commerciaux et aux fournitures de bureau. Les dépenses légitimes pourraientInclure le billet d'avion pour une réunion nationale d'affaires, une facture de restaurant pour rencontrer un client potentiel ou une cartouche d'imprimante nécessaire pour imprimer des manuels pour la formation de l'entreprise. Dans tous les cas, les dépenses doivent être raisonnables et associées à la progression des objectifs du travail et de l'entreprise.
Les employés qui travaillent à domicile peuvent avoir des dépenses supplémentaires des employés. Lorsque les employés se télélèvent, les employeurs économisent les coûts sur l'espace de bureau et les services publics. Dans ces cas, les employeurs accordent souvent des allocations pour des dépenses supplémentaires. Des exemples de dépenses de télétravail peuvent inclure les coûts Internet, les dépenses liées à l'ordinateur et l'imprimante et les factures de téléphone. Les employeurs peuvent exiger que les employés limitent l'utilisation de ces services et articles à l'utilisation d'entreprise uniquement.
Les employeurs s'attendent généralement à ce que les employés suivent leurs propres dépenses d'employés en dehors de l'environnement de l'entreprise. Ils fournissent généralement des formulaires de dépenses qui ont besoin de to être rempli et soumis en fonction d'un calendrier de paiement défini. Dans la plupart des cas, les reçus d'origine doivent être soumis ainsi que les formulaires de dépenses pour fournir une documentation de sauvegarde pour les coûts encourus. Le remboursement des dépenses des employés n'est pas imposable et est généralement payé séparément des chèques de paie des employés.
Dans certains cas, le remplissage du formulaire de dépenses des employés nécessitera des détails et une attention importants. Dans le cas des dépenses réparties entre les entreprises et les usages personnels, certains employeurs ont besoin d'une comptabilité exacte. Un employé peut louer une voiture lors d'un voyage d'affaires, par exemple, et conduire la voiture pour une utilisation professionnelle pendant une semaine et passer quelques jours supplémentaires à utiliser strictement la voiture pour visiter sa famille. Il pourrait être tenu de soustraire les journées personnelles de la facture de location de voiture lors de la soumission pour le remboursement.