Quelles sont les dépenses des employés?

Les dépenses de personnel sont les coûts associés aux tâches exécutées pour un employeur. Les employeurs désignent généralement une liste de dépenses admissibles qu'ils sont disposés à rembourser aux employés. Une telle liste pourrait inclure les dépenses liées aux voyages d’affaires, aux repas, à l’hébergement, aux appels téléphoniques, à Internet et aux fournitures de bureau. Certains employeurs émettent des cartes de crédit d'entreprise pour ces dépenses, tandis que d'autres attendent des employés qu'ils assument les coûts et demandent un remboursement.

Les dépenses admissibles des employés varient généralement d'un employeur à l'autre. La plupart des entreprises et des organisations ont une liste clairement définie de dépenses admissibles. Une entreprise peut couvrir la facture de téléphone portable d'un employé si la majorité de ses appels sont liés à des affaires. Une autre entreprise peut rejeter les coûts liés aux téléphones portables, obligeant ainsi les employés à passer tous les appels depuis leur bureau.

Les types de dépenses des employés généralement couverts par les entreprises sont liés aux voyages d’affaires, aux repas d’affaires et aux fournitures de bureau. Les dépenses légitimes peuvent inclure les billets d'avion pour une réunion d'affaires nationale, une facture de restaurant pour rencontrer un client potentiel ou une cartouche d'imprimante nécessaire pour imprimer des manuels de formation pour l'entreprise. Dans tous les cas, les dépenses doivent être raisonnables et associées à l'avancement des objectifs du travail et de l'entreprise.

Les employés qui travaillent à domicile peuvent avoir des dépenses supplémentaires. Lorsque les employés font du télétravail, les employeurs économisent des coûts sur les espaces de bureau et les services publics. Dans ces cas, les employeurs tiennent souvent compte des dépenses supplémentaires. Des exemples de dépenses de télétravail peuvent inclure les coûts Internet, les dépenses liées aux ordinateurs et imprimantes et les factures de téléphone. Les employeurs peuvent exiger que les employés limitent l'utilisation de ces services et éléments à une utilisation professionnelle uniquement.

Les employeurs s'attendent généralement à ce que les employés suivent leurs propres dépenses en dehors de l'environnement de l'entreprise. Ils fournissent généralement des formulaires de dépenses qui doivent être remplis et soumis selon un calendrier de paiement défini. Dans la plupart des cas, les reçus originaux doivent être soumis avec les formulaires de dépenses pour fournir une documentation de sauvegarde des coûts encourus. Le remboursement des dépenses des employés n'est pas imposable et est généralement effectué séparément des chèques de paie des employés.

Dans certains cas, remplir le formulaire de dépenses des employés nécessitera beaucoup de détails et d’attention. Dans le cas de dépenses réparties entre une utilisation professionnelle et personnelle, certains employeurs exigent une comptabilité exacte. Un employé peut par exemple louer une voiture lors d’un voyage d’affaires, la conduire à des fins professionnelles pendant une semaine et passer quelques jours supplémentaires à l’utiliser strictement pour les visites à la famille. Il sera peut-être obligé de soustraire les jours personnels de la facture de location de voiture lors de sa soumission pour remboursement.