Quels sont les frais de kilométrage?
Les frais de kilométrage sont généralement des frais de déplacement liés au travail, résultant de l'utilisation de la voiture personnelle de l'employé ou d'une voiture de société, pour l'achat d'essence. Habituellement, les employés qui voyagent gardent une trace de leur kilométrage automobile afin de pouvoir être remboursés pour les dépenses en essence. Ce type de dépense est similaire à celui d’autres dépenses liées aux voyages d’affaires, telles que l’hébergement dans un hôtel ou un billet d’avion, sauf que cette dépense comprend également la conduite sur le lieu de travail. Les employés sont généralement tenus de suivre les kilomètres réellement parcourus à des fins de travail, en faisant le suivi des lectures de compteur kilométrique entre les trajets, pour lesquels ils sont ensuite remboursés par l'entreprise.
Habituellement, les dépenses de voyage d’affaires sont consignées dans un tableau, un journal de bord ou un programme informatique afin de conserver un total cumulé des dépenses en kilomètres. Les employés soumettent ensuite leurs dépenses kilométriques à leur employeur. Assez souvent, les employeurs exigent de leurs travailleurs qu'ils conservent les reçus pour vérifier que l'argent dépensé était destiné à l'essence. Cela se fait généralement de manière régulière - hebdomadaire, mensuelle ou trimestrielle - afin que la tenue des registres soit gérable à la fois pour l'employé et pour l'entreprise.
Étant donné que les prix de l’essence ont tendance à fluctuer, les employeurs ont généralement une indemnité journalière de gaz au kilomètre, qui a tendance à varier en fonction d’un certain nombre de facteurs. Selon l’entreprise ou l’organisation, ce taux standard peut être ou non réglementé par certaines agences gouvernementales. Les frais de kilométrage sont remboursés en prenant le kilométrage réellement parcouru et en le multipliant par le montant en dollars autorisé. Parfois, une entreprise émet une carte de crédit uniquement pour ce type de dépenses, ce qui simplifie considérablement la conservation des documents des deux côtés.
Lorsque les employés tiennent des registres des dépenses de kilométrage, ils doivent généralement enregistrer les lectures du compteur kilométrique. La société peut ou non vérifier ces lectures, mais parfois, les sociétés effectuent des vérifications ponctuelles pour que leurs employés soient honnêtes. Avec l’aide d’Internet, calculer le kilométrage parcouru dans différentes villes, États ou même pays peut ne pas prendre beaucoup de temps comme par le passé.
En plus de la gestion des dépenses de kilométrage, la conservation des reçus pour les dépenses d’automobile peut également aider l’employé au moment de l’impôt, lorsque certaines déductions peuvent être effectuées si une voiture personnelle a été utilisée à des fins professionnelles. Si le déplacement est long, l'usure de l'automobile peut également être prise en compte. Parfois, un employeur paiera pour l’entretien de la voiture et remboursera aux employés certaines dépenses d’entretien, en fonction de la politique de l’entreprise.