Que sont les comptes subsidiaires?
Les comptes subsidiaires sont des comptes associés à ce que l'on appelle un grand livre auxiliaire. Ces comptes représentent généralement des comptes clients individuels et sont utilisés pour enregistrer toutes les transactions associées à chacun de ces clients. Lorsqu'il est géré correctement, la somme totale de la consolidation des comptes auxiliaires enregistrée dans les livres comptables s'équilibrera parfaitement avec le solde du compte de contrôle du grand livre.
La fonction des comptes auxiliaires est importante pour tout type d’entreprise fournissant des conditions de paiement à sa clientèle. Par exemple, une entreprise de services publics fournit des services facturés mensuellement. Le client ou l'abonné dispose alors d'une période spécifique pour payer cette facture mensuelle sans évaluation des frais ou charges de retard.
Afin de suivre l'utilisation et l'activité de paiement de chaque client du service public, l'entreprise établira un compte auxiliaire pour ce client dans les enregistrements comptables. Chacun des comptes auxiliaires contient des informations complètes sur tous les clients, y compris le numéro de compte attribué à chaque client. À mesure que la facture de chaque client est émise, ce montant facturé est saisi dans le compte avec le numéro de facture et la date d’émission. Une fois le paiement effectué, cette facture est enregistrée dans le compte, ce qui réduit le solde dû.
L'activité collective dans les comptes auxiliaires est également reflétée dans le compte de contrôle qui est maintenu dans le grand livre. Lorsque des factures sont émises, celles-ci sont comptabilisées non seulement dans les comptes des filiales, mais également dans la zone comptabilité fournisseurs du grand livre. Lorsque les clients versent des paiements, ceux-ci sont comptabilisés dans la zone Comptes clients du grand livre ainsi que dans le compte subsidiaire du client. En supposant que toutes les publications nécessaires soient effectuées en temps voulu. Cette approche permet de garder les livres comptables en équilibre à tout moment, tout en facilitant la récupération des informations et de l'historique du compte de chaque client.
Grâce à l'utilisation d'un logiciel de comptabilité, le processus d'enregistrement sur le compte de contrôle dans le grand livre ainsi que l'enregistrement sur les comptes auxiliaires du client est beaucoup plus facile que par le passé. Souvent, le logiciel de comptabilité est configuré pour permettre la saisie des données sur un seul écran. À partir de là, le logiciel enregistre la poste simultanément dans le compte de contrôle et dans le compte auxiliaire du client. Cette approche peut aider à éliminer des problèmes tels que la comptabilisation sur le compte client, mais en oubliant d'enregistrer dans le compte de contrôle du grand livre ou inversement.