Quels sont les meilleurs conseils pour tenir un grand livre?
Garder un grand livre est essentiel au bon entretien de tout type de système de comptabilité. Afin de tirer le meilleur parti de ce type de ressource, il est important de configurer correctement le grand livre. De nombreux experts en comptabilité recommandent également l’utilisation d’un journal conjointement avec le grand livre, ce qui permet de puiser facilement dans les détails de tous les débits et crédits enregistrés dans les registres financiers et de fournir un support pour toutes les écritures du grand livre.
Un des conseils de base pour conserver un grand livre consiste à régler le nombre de colonnes qui apparaîtront dans le livre et à utiliser systématiquement ces colonnes. Une approche simple consiste à choisir un format qui laisse de la place pour la date de la transaction, une brève description pouvant inclure le nom du fournisseur et un numéro de facture, une colonne de débit et une colonne de crédit. L'inclusion d'une colonne supplémentaire pour afficher le solde en cours après l'enregistrement de la nouvelle transaction est généralement considérée comme facultative, mais peut s'avérer utile dans un certain nombre de cas.
Un autre conseil pour conserver un grand livre est de prendre le temps de créer des comptes pouvant servir de base à l’enregistrement de transactions de manière organisée. Contrairement à un journal dans lequel les transactions sont enregistrées sur une base chronologique sans aucun égard pour la nature de ces transactions, le grand livre est destiné à regrouper des transactions similaires. Cela facilite beaucoup l'analyse de l'activité financière liée à certains types de revenus et de dépenses, car les détails de chaque compte sont conservés au même endroit dans le grand livre. De nos jours, la plupart des progiciels de comptabilité sont livrés avec des outils facilitant la création de comptes dans un grand livre et offrant l’avantage de s’assurer que ces comptes sont structurés de manière à suivre les principes comptables généralement reconnus.
L'utilisation d'un journal comme livre de comptabilité est également utile pour conserver un grand livre. La pratique de base consiste à utiliser le journal pour capturer des détails sur les transactions au fur et à mesure de leur survenue, puis les comptabiliser sur le compte approprié dans le grand livre. Cela permet de minimiser les risques d'omission accidentelle d'une entrée importante dans le grand livre et fournit également une documentation de sauvegarde qui peut être utilisée si les comptes dans le grand livre ne sont pas équilibrés.
Un conseil essentiel pour conserver un grand livre est de ne pas rendre le processus plus compliqué que nécessaire. Bien que l’on souhaite souvent être détaillé, gardez à l’esprit que l’objet du grand livre n’est pas de créer un historique exhaustif de chaque transaction, mais de saisir des données essentielles qui peuvent facilement être croisées avec des documents justificatifs. En utilisant systématiquement le même format pour tous les comptes du livre, en ménageant du temps pour l’enregistrement des transactions consignées dans le journal et en veillant à ce que les comptes soient configurés conformément aux principes comptables généralement reconnus, il est nécessaire de conserver un grand livre qui: est précis et à jour sera beaucoup plus facile.