Quels sont les meilleurs conseils pour garder un grand livre?

Garder un grand livre est essentiel à la maintenance appropriée de tout type de système comptable.Afin de tirer le meilleur parti de ce type de ressource, la configuration du grand livre est correctement configurée est importante.De nombreux experts de la comptabilité recommandent également l'utilisation d'un journal en collaboration avec le grand livre, ce qui permet de puiser facilement plus en détail sur toutes les débits et les crédits enregistrés dans les dossiers financiers et fournissant un soutien à toutes les entrées de grand livre.

L'un des conseils de base pour garder un grand livre est de s'installer sur le nombre de colonnes qui apparaîtront dans le livre et utilisent régulièrement ces colonnes.Une approche simple consiste à aller avec un format qui permet de place à la date de la transaction, une brève description qui peut inclure le nom d'un fournisseur et un numéro de facture, une colonne de débit et une colonne de crédit.L'inclusion d'une colonne supplémentaire pour afficher le solde en cours après la publication de la nouvelle transaction est généralement considérée comme facultative, mais peut s'avérer utile dans un certain nombre de cas.

Un autre conseil pour garder un grand livre est de prendre le temps de créer des comptes quiPeut servir de base pour publier des transactions de manière organisée.Contrairement à un journal, dans lequel les transactions sont affichées sur une base chronologique sans aucun respect réel de la nature de ces transactions, le grand livre est destiné à regrouper les transactions comme ensemble.Il est beaucoup plus facile d'analyser l'activité financière liée à certains types de revenus et de dépenses, car les détails de chaque compte sont tous conservés en un seul endroit au sein du grand livre.La plupart des packages de logiciels comptables sont aujourd'hui livrés avec des outils qui facilitent la création de comptes au sein d'un grand livre et offrent le bénéfice de s'assurer que ces comptes sont structurés pour suivre les principes comptables généralement acceptés.

Utiliser un journal comme livre de comptabilité compagnon est également utile pour garder un grand livre.La pratique de base consiste à utiliser le journal pour capturer des détails sur les transactions au fur et à mesure ou peu de temps après, puis publiez ces transactions dans le compte approprié au sein du grand livre.Cela permet de minimiser les chances d'omettre accidentellement une entrée importante dans le grand livre, et fournit également une documentation de sauvegarde qui peut être utilisée dans le cas où les comptes du grand livre ne sont pas équilibrés.

Une astuce cruciale pour garder un grand livre est de ne pas rendre le processus plus compliqué que nécessaire.Bien qu'il y ait souvent un désir d'être détaillé, gardez à l'esprit que le but du grand livre n'est pas de créer une histoire exhaustive de chaque transaction mais de capturer des données essentielles qui peuvent facilement être référencées avec une documentation de support sans beaucoup de problèmes.En utilisant systématiquement le même format pour tous les comptes maintenus dans le livre Ledger, en réservant du temps pour publier des transactions documentées dans le journal et en s'assurant que les comptes sont mis en place conformément aux principes comptables généralement acceptés, la tâche de garder un grand livre quiest précis et à jour sera beaucoup plus facile.