Quelles informations sont incluses dans un grand livre?
Un grand livre est utilisé par de nombreuses entreprises pour aider à équilibrer les comptes et à garder une trace de l'argent et des dépenses, et de nombreux éléments sont inclus dans un tel grand livre. Les transactions courantes, telles que recevoir de l'argent depuis ou vers une banque ou utiliser de l'argent pour payer des employés, sont enregistrées dans un grand livre sous forme de crédits et de débits. Les actifs, tels que la valeur des machines et autres équipements, sont également enregistrés, et la personne qui contrôle le grand livre peut modifier la valeur des actifs au fil du temps, de manière à ce qu'ils restent précis. Des dates sont ajoutées à chaque élément, car cela aide l’entreprise à garder une trace du moment où les transactions ont lieu et à éviter toute fraude ou vol interne. Des descriptions sont également ajoutées à chaque transaction. Ainsi, tous ceux qui consultent le grand livre sauront à quoi l’argent a été utilisé ou comment il a été investi dans l’entreprise.
La principale raison d'utiliser un grand livre est d'enregistrer les transactions. Cela inclut tout l'argent entrant ou sortant de l'entreprise. Les transactions peuvent être associées à des retraits ou à des dépôts effectués dans une banque, au paiement d’employés, à des dépenses opérationnelles et des factures, au paiement de factures, à des ventes et à des retours au sein de l’entreprise. La plupart des grands livres ont des colonnes distinctes pour les débits et les crédits, mais certains ont une seule colonne et le rédacteur doit ajouter un signe plus ou moins pour indiquer si l'argent va ou vient.
La plupart des entreprises ont des actifs, tels que du matériel ou des stocks, et leur valeur est enregistrée dans un grand livre. Au fur et à mesure que les actifs changent de valeur, le responsable du grand livre notera souvent ces différences. Par exemple, à mesure que l'équipement vieillit, sa valeur diminue et cette baisse peut être marquée dans le grand livre. L'enregistrement de la valeur des actifs permet à une entreprise de savoir combien d'argent solide elle a.
Les dates peuvent sembler sans importance, mais un grand livre est utilisé pour configurer une piste d'audit. Elles sont donc généralement très utiles. S'il y a des transactions frauduleuses, quelqu'un peut vérifier les dates pour savoir quand de fausses transactions ont eu lieu. Cela aide également l’entreprise à comprendre les tendances financières et cette information peut être appliquée à l’avenir.
Un autre élément généralement ajouté à un grand livre est une colonne de description. Il peut être difficile de suivre une longue liste de crédits et de débits, surtout si le lecteur ne sait pas à quoi sert chaque transaction. L'ajout d'une description facilite l'audit du grand livre et le lecteur saura également à quoi l'argent est utilisé.