Qu'est-ce qu'une feuille de soumission?
De nombreux projets de construction et de rénovation résidentielle sont attribués dans le cadre d’un processus de candidature. Le processus commence lorsqu'un propriétaire de projet émet une demande de proposition (RFP) contenant des informations sur les travaux à effectuer. Les entrepreneurs utilisent les informations contenues dans la DP pour estimer le coût d'exécution des travaux spécifiés. Ils soumettent ces coûts au propriétaire sous la forme d'une proposition de prix que le propriétaire doit ensuite comparer aux autres offres afin de sélectionner un entrepreneur.
Pour faciliter la comparaison des offres, les propriétaires peuvent utiliser un document appelé fiche d'enchères. La feuille de soumission peut être une simple feuille de papier ou une feuille de calcul complexe, en fonction de la portée du projet. Il contient une liste de toutes les tâches requises pour terminer le travail. Par exemple, une offre pour une petite rénovation peut inclure des tâches telles que la démolition, les cloisons sèches, les revêtements de sol, l'éclairage et la plomberie. Il peut également inclure des éléments auxiliaires liés aux permis de construire, aux services d'ingénierie et à d'autres tâches de projet non directement liées à la construction.
Dans le secteur de la construction commerciale, les dossiers de candidature sont souvent organisés selon le système MasterFormat développé par le Construction Specifications Institute (CSI). Le système MasterFormat décompose un projet par métier, puis divise chaque métier en tâches individuelles. Par exemple, une seule catégorie peut inclure toute la peinture nécessaire au travail et peut être décomposée en éléments de ligne qui traitent de la peinture des plafonds, des murs, des portes, des meubles et des surfaces extérieures. Ce système non seulement normalise le processus d’examen des offres, mais minimise également les erreurs et les omissions sur une feuille d’offre.
Dans de nombreux cas, le propriétaire ne finalisera la fiche de candidature que lorsque la majorité des offres aura été reçue. Cela permet au propriétaire d’utiliser chaque offre pour rechercher les éléments qu’il a peut-être manqués lorsqu’il examine la portée du projet. Par exemple, un entrepreneur de cloisons sèches peut inclure l'installation de la porte dans son prix, ce qui pourrait rappeler au propriétaire qu'il a laissé cet élément hors de sa feuille d'offre. En cherchant des indices sur chaque offre, il peut s’assurer que la fiche d’offre contient une étendue complète des travaux pour le projet.
Une fois toutes les offres soumises, la fiche d’enchères doit être utilisée comme une liste de contrôle pour aider le propriétaire à effectuer une comparaison «d’une pomme à l’autre» entre les différentes propositions. S'il n'est pas clair si un article est inclus, le propriétaire peut contacter le soumissionnaire pour confirmation. Le soumissionnaire peut également être invité à ajuster son prix pour inclure ou exclure l'article en question. Une fois que le propriétaire a conclu que toutes les offres couvrent la même étendue de travail, il peut facilement attribuer un contrat au plus bas soumissionnaire qualifié.