Qu'est-ce qu'un grand livre comptable?
Un livre de comptabilité est un outil utilisé pour aider les entreprises à garder une trace des transactions monétaires. Il contient normalement des sections pour les numéros de facture, une description de la transaction et le montant. Ce registre peut être utilisé dans un système de comptabilité à entrée unique ou à double entrée et peut parfois être électronique. Les grands livres papier sont normalement stockés dans un classeur à trois anneaux ou un classeur, tandis que les types électroniques peuvent être conservés dans une base de données ou sur un disque dur externe.
Le suivi des flux de trésorerie est une partie importante de toute entreprise. Pour ce faire, la plupart des entreprises tiennent un registre de la comptabilité. De nombreuses revues comptables suivent un format similaire, contenant des sections pour la date, le type de transaction et le montant. Une page de grand livre comporte souvent des colonnes distinctes pour les débits et les crédits. Cela peut faciliter l'ajout ou la soustraction d'éléments à un solde courant.
Il existe deux types de base de grand livre comptable: une entrée simple ou double. Un grand livre à entrée unique peut afficher uniquement les débits ou les crédits, tandis que la méthode de la double entrée permet de ventiler ces catégories en comptes individuels. Les grands livres qui permettent des entrées uniques peuvent être mieux adaptés à une petite entreprise avec relativement peu de dépenses. Un grand livre à double entrée pourrait être une bonne idée lorsque les entreprises sont invitées à gérer les finances d'un client ou souhaitent définir un budget pour divers départements de l'organisation.
Bien que de nombreuses entreprises utilisent un registre de comptabilité manuelle, ce document pourrait également être conservé au format électronique. Il existe un certain nombre de logiciels permettant aux entreprises de créer et de gérer des journaux comptables. Celles-ci pourraient également être développées en utilisant une base de données de tableurs. Certains comptables utilisent à la fois un grand livre manuel et un grand livre électronique, mais cela peut souvent être inexact si les chiffres ne sont pas transposés correctement. Si l’accès aux documents de comptabilité électroniques pose problème, les grands livres électroniques peuvent être imprimés puis archivés pour une utilisation ultérieure en cas de panne de courant ou de panne informatique.
Les grands livres papier peuvent être conservés dans un cahier à 3 anneaux ou dans un classeur à branches. La plupart du temps, un livre de comptabilité est stocké de manière chronologique, avec la dernière feuille de journal à l'avant. De nombreux fournisseurs de logiciels autorisent la sauvegarde électronique des enregistrements. Cette opération est souvent effectuée automatiquement chaque fois que des informations sont ajoutées à un programme. La durée pendant laquelle une base de données peut conserver des informations varie, de sorte que de nombreux comptables préfèrent enregistrer des enregistrements plus anciens sur un lecteur flash. Peu importe la façon dont les enregistrements sont stockés, le fait de pouvoir y accéder facilement peut être très bénéfique pour les propriétaires d’entreprise chaque fois qu’ils produisent des déclarations de revenus.