Qu'est-ce qu'une allocation en espèces?
Une allocation en espèces est le montant alloué que les employeurs donneront immédiatement aux employés pour couvrir leurs dépenses professionnelles, telles que les repas, les frais de déplacement et les fournitures de bureau. Les indemnités en espèces sont plus simples pour la comptabilité que la collecte des reçus et le remboursement de petites dépenses ou de dépenses fréquentes. Les employés préfèrent généralement les allocations en espèces car il n’ya pas de temps d’attente pour les remboursements et il est plus pratique de payer les repas et les taxis en espèces plutôt qu’une carte de crédit professionnelle.
La plupart des entreprises gardent un petit montant d’argent en réserve pour les indemnités en espèces, même si elles ne font pas régulièrement des achats. Il peut être utilisé pour payer des déjeuners de travail, des taxis à la maison après une réunion tardive ou d’autres frais accessoires, tels que des cartouches d’imprimante d’urgence. Un employé qui voyage régulièrement pour son travail peut se voir allouer des sommes d'argent fixes pour les repas pouvant éventuellement accompagner une indemnité kilométrique pour leur voiture. Si l'employé préfère avoir un repas plus cher, il doit payer la différence sur ses fonds propres. De même, si l'employé préfère un repas plus léger, il peut empocher la différence.
La nature fixe d'une allocation en espèces facilite la comptabilité. Le montant est offert dès le départ, de sorte qu'il peut être immédiatement enregistré dans les livres. Aucun reçu n'est requis pour la documentation, étant donné que l'employé a le privilège de dépenser ou non de l'argent. Cela réduit la paperasserie ainsi que la volatilité, étant donné que l'employé ne peut pas dépasser son budget avec une allocation en espèces, ce qui réduit également les frais généraux. Offrir de l'argent à un employé est généralement apprécié, car cela peut remonter le moral et aider à valider la valeur d'un employé.
Une allocation en espèces est considérée comme l’un des avantages des emplois nécessitant de longues heures de travail et de déplacement. Les employés apprécient la commodité de l’argent comptant, par exemple en réduisant la complexité du processus d’invitation des clients pour le déjeuner. De même, la plupart des employés préfèrent ne pas dépenser leur propre argent en dépenses d’entreprise ou leur temps à chercher de petits remboursements. Les petites entreprises ne disposant pas de beaucoup d'espace de stockage peuvent utiliser des allocations en espèces afin que les employés puissent acheter des fournitures de bureau en cas de besoin, ce qui peut vraiment s'accumuler au fil des mois.
Les employés paient des impôts sur les allocations en espèces, tout comme les autres formes de revenus. Dans certains pays, ils peuvent être déductibles en tant que dépenses professionnelles. Une déduction pour amortissement peut être applicable. Elle correspond à l’amortissement de la valeur initiale de l’achat, en fonction de ce qui a été acheté avec de l’argent. D'autres pays permettent à un groupe religieux de payer en espèces l'argent de l'espace de vie d'un membre et de déduire cette valeur à titre d'indemnité de presbytère.