Qu'est-ce qu'un livre de caisse?
Un livre de caisse est un journal, ou un grand livre, dans lequel toutes les transactions commerciales sont enregistrées. Le livre de caisse lui-même est généralement organisé dans un ordre chronologique, et le livre est régulièrement comparé aux relevés bancaires pour garantir sa précision. Certaines entreprises utilisent deux livres - un pour l’argent entrant et l’autre pour l’argent sortant. Ce livre contient à la fois des formes physiques et électroniques, et certaines entreprises les utilisent simultanément. Les livres de caisse sont également utilisés pour les audits internes et externes, afin de s’assurer qu’il n’ya pas d’argent sortant illégalement, et de garantir au gouvernement ou à une entreprise affiliée que tous les états commerciaux sont exacts.
Le livre de caisse lui-même est organisé de manière simple. Tous les enregistrements sont chronologiques et sont généralement écrits dans le livre lorsque la transaction est en cours, ou peu de temps après la fin de la transaction, afin que le livre soit aussi précis que possible. Pour s'assurer que le livre est exact, les responsables le vérifieront régulièrement, peut-être une fois par jour ou une fois par semaine, et compareront les relevés bancaires pour s'assurer qu'aucune transaction n'a été manquée et qu'aucune transaction n'a été frauduleuse.
Pour que les transactions soient séparées, certaines entreprises utiliseront deux livres de caisse différents. L'un sera fait pour tout l'argent entrant, tandis que l'autre sera pour l'argent sortant. Pour une entreprise avec un grand nombre de transactions, cela peut être idéal, car il sera plus facile de parcourir les transactions pour comparer les enregistrements avec les relevés bancaires.
Au début du concept de livre de caisse, seuls les livres papier étaient disponibles, mais les livres de caisse peuvent aussi être électroniques. Un livre physique peut être plus difficile à voler, car un livre ne peut pas être piraté, mais il peut également prendre beaucoup de place. Un livre électronique prend peu de place et fournit généralement aux utilisateurs des outils et des graphiques pour mieux enregistrer et présenter les enregistrements de caisse. De nombreuses entreprises utilisent à la fois des livres physiques et des livres électroniques. Il existe donc des enregistrements distincts, ce qui rend plus difficile pour un employé ou un responsable de voler de l'argent.
Outre le suivi de toutes les transactions commerciales, un autre rôle important du livre de caisse est de servir d’outil d’audit. Les audits peuvent être internes ou externes; un audit interne est lancé par l'entreprise qui tient le livre, et un audit externe est lancé par une autre entité, telle que le gouvernement ou une société affiliée. En vérifiant les relevés de caisse, en comparant les relevés avec les relevés bancaires et en comptant le montant réel dans la société, les responsables peuvent découvrir une fraude ou une utilisation abusive de l'argent. Garder des livres de caisse montre également que la société est transparente, ce qui conduit généralement à une plus grande confiance dans la société.