Qu'est-ce qu'un livre de caisse?
Un livre de caisse est un journal, ou grand livre, dans lequel toutes les transactions commerciales sont enregistrées. Le livre de caisse lui-même est généralement organisé par ordre chronologique, et le livre est systématiquement comparé aux relevés bancaires pour s'assurer que le livre est exact. Certaines entreprises utilisent deux livres - un pour le nouveau et un pour l'argent sortant. Il existe des formes physiques et électroniques de ce livre, et certaines entreprises utilisent les deux à la fois. Les livres de caisse sont également utilisés pour l'audit interne et externe, afin de s'assurer qu'il n'y a pas d'argent à sortir illégalement et pour assurer le gouvernement ou une entreprise d'affiliation que tous les états d'entreprise sont exacts.
Le livre de caisse lui-même est organisé de manière simple. Tous les enregistrements sont chronologiques et sont généralement écrits dans le livre lorsque la transaction se produit, ou peu de temps après la fin de la transaction, donc le livre est aussi précis que possible. Pour s'assurer que le livre est exact, les gestionnaires vérifieront généralement le livre régulièrement, peut-être une fois par jour ou une fois par semaine,et comparera toutes les relevés bancaires pour s'assurer qu'aucune transaction n'a été manquée et qu'aucune transaction n'a été frauduleuse.
Pour séparer les transactions, certaines entreprises utiliseront deux livres de caisse différents. L'un sera fait pour tout l'argent entrant, tandis que l'autre sera pour l'argent sortant. Pour une entreprise avec un grand nombre de transactions, cela peut être idéal, car il sera plus facile de rechercher dans les transactions pour comparer les enregistrements avec les relevés bancaires.
Lorsque le concept de livre de caisse a commencé, seuls des livres papier étaient disponibles, mais les livres de caisse peuvent également être électroniques. Un livre physique peut être plus difficile à voler, car un livre ne peut pas être piraté, mais il peut également prendre beaucoup de place. Un livre électronique occupe peu de place et donne généralement aux utilisateurs des outils et des graphiques pour mieux enregistrer et présenter les enregistrements en espèces. De nombreuses entreprises utilisent des livres physiques et électroniques, il existe donc des enregistrements distincts, pourRendez plus difficile pour un employé ou un gestionnaire de voler de l'argent.
En plus de garder une trace de toutes les transactions commerciales, un autre rôle de livre de caisse important consiste à servir d'outil d'audit. Les audits peuvent être internes ou externes; Un audit interne est lancé par l'entreprise qui détient le livre, et un audit externe est lancé par une autre entité, comme le gouvernement ou une société d'affiliation. En vérifiant les dossiers en espèces, en comparant les dossiers avec les relevés bancaires et en comptant le montant réel de l'entreprise, les gestionnaires peuvent découvrir la fraude ou la mauvaise utilisation de l'argent. Garder les livres de caisse montre également que l'entreprise est transparente, ce qui conduit généralement à plus de confiance dans l'entreprise.