Qu'est-ce qu'un coût en espèces?
Un coût au comptant est un coût qui est payé immédiatement en espèces ou un équivalent, comme un chèque ou un mandat. Cela contraste avec les coûts payés à crédit, soit par le biais d’un contrat de crédit avec un fournisseur, soit par l’utilisation d’une carte de crédit ou d’une marge de crédit pour couvrir les dépenses. Les entreprises qui utilisent une méthode de comptabilité de caisse enregistrent les coûts de trésorerie dès qu’ils sont encourus et enregistrent uniquement les coûts de crédit lorsque les liquidités sont payées pour régler des comptes de crédit. Cette méthode de comptabilité peut poser certains problèmes, amenant de nombreuses entreprises à préférer utiliser la comptabilité d’exercice pour surveiller les activités de leur compte.
Essentiellement, un coût décaissé est tout coût qui est payé immédiatement en fonds immédiatement disponibles. Les fonds nécessaires à de tels coûts proviennent directement des comptes d’une entreprise, au lieu d’être crédités à crédit et remboursés ultérieurement. Il existe de nombreux types d'opérations pour lesquelles des paiements en espèces sont requis pour des raisons de sécurité et de sûreté, et ces transactions sont toutes enregistrées comme des coûts en espèces aux fins de la comptabilité. Certaines personnes et certaines entreprises opèrent entièrement en espèces pour des raisons de commodité ou pour d’autres raisons et ne paient donc que des frais en espèces.
Dans la comptabilité de caisse, chaque fois qu'un paiement en espèces est effectué pour régler un coût en espèces, il est enregistré dans le grand livre, avec les informations relatives à la transaction. L’un des problèmes de cette méthode est qu’il n’existe aucun mécanisme d’enregistrement des opérations de crédit. Le grand livre général ne donne donc pas une image fidèle de la conjoncture économique. Une entreprise peut avoir des transactions de crédit en cours qui ne sont pas enregistrées, créant une représentation trompeuse de sa santé financière.
Un coût en espèces peut inclure des comptes réglés immédiatement, des dépenses courantes payées en espèces, de nombreux services publics, etc. Dans les méthodes de comptabilité d'exercice, en plus de comptabiliser les coûts décaissés au fur et à mesure qu'ils sont engagés, les comptables notent également les opérations de crédit. En enregistrant ces transactions lorsqu'elles se produisent, même si aucune monnaie n'a encore changé, l'entreprise est en mesure de mieux suivre sa situation financière et de générer une image plus honnête de ses finances pour les parties concernées.
Les méthodes comptables varient selon les entreprises. Nombre d'entre eux se sont détournés de la comptabilité analytique pour passer à la comptabilité d'exercice parce qu'ils trouvent la méthode de la comptabilité d'exercice plus précise et plus utile pour répondre à leurs besoins. Les comptables peuvent fournir des conseils spécifiques sur les méthodes comptables et sur l'option qui pourrait être la plus appropriée pour une entreprise donnée. Une fois la méthode comptable sélectionnée, elle doit être systématiquement appliquée et utilisée pour réduire le risque de confusion, d’états financiers inexacts et d’autres problèmes.