Qu'est-ce qu'un article de collection?
En comptabilité, un élément d'encaissement est tout paiement en attente qui ne peut pas encore être appliqué à une écriture de journal existante car il ne représente pas une créance de trésorerie tangible. Les éléments de recouvrement peuvent être créés dans diverses circonstances, telles que des dettes en souffrance, des chèques sans provision, des mandats du gouvernement ou des retards de paiement par des tiers. Lorsqu'un élément de collection est présenté, les représentants comptables ont deux choix: poursuivre la collecte immédiate ou l'écrire et accepter une perte.
Dans la plupart des cas, les postes de recouvrement sont créés lorsque le client n'a pas réglé la facture dans le délai imparti. Ceci est considéré comme une dette en partie due. Ceci est appelé les termes nets et peut être dû à la réception, net 10 jours ou plus, en fonction des exigences de la société émettrice de la facture. Les éléments de recouvrement peuvent être résolus en envoyant simplement un rappel pour tenter d'obtenir le paiement dans un délai raisonnable et en le notant dans le grand livre. Une fois le paiement reçu, l’état de la comptabilité sera changé en payant.
Parfois, un élément de collection est créé lorsqu'un paiement par chèque ne se dégage pas pour un élément en attente. Cela peut arriver lorsqu'un chèque est retourné faute de fonds suffisants pour le couvrir, ou bien un paiement bloqué ou une retenue est placé sur le chèque par le bénéficiaire. Dans ce cas, le paiement doit rester en état d'encaissement jusqu'à ce que les deux parties puissent convenir de conditions de paiement satisfaisantes. En outre, les frais bancaires éventuellement générés peuvent être configurés en tant qu’autres postes de recouvrement dans le grand livre et crédités ultérieurement.
Lorsqu'un trésorier gouvernemental émet un mandat sur un compte, cet élément doit être répertorié comme élément de collection dans les livres de comptabilité. Le mandat garantit qu'un certain montant d'argent sera reçu à une date ultérieure par un organisme gouvernemental. Cela se produit le plus souvent pendant l'attente d'une subvention ou lorsqu'un jugement a été rendu à une autre partie et que les fonds sont alloués par un bureau de la comptabilité des tribunaux.
Souvent, des entreprises de traitement tierces retardent les paiements et font apparaître un élément de collection dans un processus de comptabilité. Ces tiers organismes de paiement peuvent conserver des fonds entiercés pendant un certain temps jusqu'à ce que toutes les conditions soient satisfaites dans un accord de contrat de travail ou de projet. Alternativement, les fonds doivent parfois être traités à l’international avec des taux de change déterminés par chaque côté du processus. Dans certains cas, une entreprise de traitement tierce peut être un compte marchand ou un service de traitement de paiement en ligne. Cela peut entraîner la présence d'un élément de collection pendant un certain temps, mais il est facilement résolu une fois le paiement acquitté.