Qu'est-ce qu'une facture consulaire?
Une facture consulaire détaille le contenu d'un envoi et affirme qu'il ne contient aucun article illégal ou contesté. Il est préparé par un fonctionnaire consulaire du consulat du pays importateur dans le pays d'origine. Le document est rédigé dans la langue utilisée par le pays importateur pour que les agents des douanes puissent le lire et le comprendre, et comporte un sceau confirmant qu'il est officiel. Ces documents peuvent être requis pour certaines importations et peuvent être recommandés dans d'autres cas.
Les entreprises préparant des envois internationaux ont besoin d’un certain nombre de documents. Si une facture consulaire est requise, ils doivent généralement prendre rendez-vous avec un responsable qui examinera le contenu de l'envoi et préparera un document. Le pays importateur peut exiger l'utilisation d'un formulaire spécial fourni par son consulat national. Tous les frais payés pour l'établissement de la facture consulaire sont également notés, afin d'éliminer toute confusion ou litige.
Les fonctionnaires des douanes utilisent ce document pour déterminer les tarifs, droits de douane et autres frais appropriés en relation avec une expédition. Il est important de s’assurer de son exactitude et de confirmer que le formulaire est complètement rempli. Des problèmes avec la facture consulaire peuvent entraîner des retards au quai ou à l'entrepôt, auquel cas un envoi peut être retenu jusqu'à ce qu'il puisse être résolu. Avec des articles périssables ou critiques, cela pourrait créer des problèmes importants pour l'importateur.
En vue d’expédier à l’étranger, une entreprise peut consulter un cabinet ou un avocat tiers spécialisé dans ce service s’il ne traite pas régulièrement de tels envois. Chaque pays a ses propres exigences en matière d'importation et si l'exportateur ne les respecte pas, il peut être tenu responsable des dépenses engagées par le client. L'absence de facture consulaire, par exemple, pourrait entraîner une amende que l'exportateur serait tenu de payer. De même, si un formulaire est incomplet et que les écritures doivent être traitées à nouveau, le client peut tenir l'exportateur pour responsable des pertes éventuelles.
Plusieurs copies d'une facture consulaire sont produites lors de la génération du document. L'un d'eux devrait être joint à l'envoi, ainsi que tout autre document. De plus, les exportateurs conservent généralement au moins une copie pour leurs dossiers, à titre de référence personnelle, à utiliser dans le cadre de la facturation et d'autres activités. Ils peuvent envoyer une copie supplémentaire à l'importateur avec d'autres informations relatives à l'expédition. Des copies peuvent également être jointes à l'envoi pour être conservées à la douane et à d'autres arrêts en cours de route.