Qu'est-ce qu'un compte de contrôle?
Un compte de contrôle est un compte récapitulatif dans un grand livre financier qui regroupe les détails d'un compte dans un grand livre auxiliaire - le grand livre général suit toutes les transactions financières au sein d'une entreprise. Les informations gérées dans un grand livre auxiliaire sont les détails à l'appui des informations sur le grand livre. Les grands livres auxiliaires sont utilisés pour suivre un grand nombre d’articles qui s’accumulent dans un grand livre général, notamment les comptes débiteurs, les comptes créditeurs, les stocks et les produits. Outre les montants des transactions, les grands livres auxiliaires incluent souvent des noms, des emplacements, des descriptions et des dates. Chacun des postes du grand livre auxiliaire aura généralement un compte de contrôle sur le grand livre.
Les services de comptabilité utilisent les soldes de test générés par le grand livre lors de l’accumulation de données financières mensuelles, trimestrielles et annuelles. En règle générale, les services de comptabilité exigent rarement le type de détail suivi dans un grand livre auxiliaire. Par exemple, un service des comptes clients doit pouvoir accéder aux informations du client, telles qu'un numéro de téléphone, afin de pouvoir éventuellement contacter un client à propos des soldes impayés. Toutefois, dans la plupart des cas, le service de la comptabilité préférerait connaître les totaux des créances en souffrance et non les informations sur les clients liées à des transactions spécifiques. Chaque fois qu'un service des comptes clients met à jour un montant dû dans une fiche client, le compte de contrôle dans le grand livre est mis à jour avec la modification, ce qui permet d'accéder facilement au total des comptes clients.
Un compte de contrôle est mis à jour lorsque les grands livres auxiliaires transfèrent systématiquement des informations vers le grand livre. Le calendrier des mises à jour des comptes de contrôle dépend de divers facteurs, notamment la complexité des systèmes impliqués, la taille de la société et même la planification des activités de clôture comptable en fin de mois. Dans les grandes entreprises, le système du grand livre général est généralement son propre logiciel indépendant, distinct des grands livres auxiliaires qui suivent les transactions pour des éléments tels que les comptes clients ou les stocks. Les comptes de contrôle dans de telles situations pourraient ne pas être à jour tout au long du mois, car la planification du transfert d'informations entre le grand livre auxiliaire et le grand livre général n'est pas en temps réel. Les petites entreprises peuvent ne pas avoir le même problème, car les grands livres généraux et les grands livres auxiliaires pourraient être inclus dans un seul progiciel.
L'un des avantages des comptes de contrôle est le potentiel d'augmentation de la séparation des tâches, ce qui est utile pour limiter les erreurs et les fraudes. Souvent, les personnes requises pour suivre les données dans les grands livres auxiliaires sont distinctes de celles qui accumulent les données financières. Ainsi, lors de la création des états financiers, des rapprochements entre les comptes de contrôle et les grands livres auxiliaires seront effectués afin de garantir que le solde correct est indiqué pour un poste particulier. En fin de compte, les comptes de contrôle permettent une accumulation plus facile et plus rapide des données financières pour les services comptables.