Qu'est-ce qu'un compte de contrôle?
Un compte de contrôle est un compte récapitulatif au sein d'un grand livre financier qui accumule les détails d'un compte dans un grand livre de filiale - les grandes grandes transactions financières au sein d'une entreprise. Les informations gérées dans un grand livre subsidiaire sont le détail soutenant les informations sur le grand livre général. Les livres filiales sont utilisés pour suivre une variété d'articles qui s'accumulent sur un grand livre général, y compris les comptes débiteurs, les comptes à payer, les stocks et les revenus. En plus des montants de la transaction, les livres de filiales comprendront souvent des noms, des emplacements, des descriptions et des dates. Chacun des éléments du grand livre subsidiaire aura généralement un compte de contrôle sur le grand livre général.
Les services comptables utilisent les soldes d'essai générés par le grand livre général lors de l'accumulation de données financières mensuelles, trimestrielles et annuelles. Généralement, les services comptables nécessitent rarement le type de détail suivi dans un grand livre subsidiaire. Par exemple, un reçoit des comptesVable Department devra être en mesure d'accéder aux informations des clients, telles qu'un numéro de téléphone, afin de contacter potentiellement un client concernant les soldes impayés. Le service comptable, cependant, dans la plupart des situations, préférerait voir des totaux de créances en suspens et non les informations du client liées à des transactions spécifiques. Chaque fois qu'un département des comptes débiteurs met à jour un montant dû dans un dossier client, le compte de contrôle dans le grand livre général est mis à jour avec la modification, qui fournit un accès facilement disponible au total des comptes débiteurs.
Un compte de contrôle est mis à jour lorsque les registres subsidiaires transfèrent systématiquement des informations vers le grand livre général. Le moment des mises à jour des comptes de contrôle dépend de divers facteurs, notamment la complexité des systèmes impliqués, la taille de la société et même la planification des activités proches comptables de fin de fin. DansLes grandes sociétés, le système de grand livre général sera généralement son propre système logiciel indépendant, séparé des transactions de suivi des registres subsidiaires pour des éléments tels que les comptes débiteurs ou les stocks. Les comptes de contrôle dans des situations comme celui-ci pourraient ne pas être à jour tout au long du mois, car la planification du transfert d'informations entre le grand livre subsidiaire et le grand livre n'est pas en temps réel. Les petites entreprises peuvent ne pas avoir le même problème car les registres généraux et les livres subsidiaires pourraient être inclus dans un package logiciel.
L'un des avantages des comptes de contrôle est le potentiel d'une augmentation de la ségrégation des tâches, ce qui est utile pour aider à limiter les erreurs et la fraude. Souvent, les individus tenus de suivre les données dans les registres subsidiaires sont distincts de ceux qui accumulent les données financières. En tant que tels, lorsque les états financiers sont créés, les réconciliations entre les comptes de contrôle et les registres subsidiaires seront conduitsTED pour s'assurer que le solde correct est signalé pour un élément de ligne particulier. En fin de compte, les comptes de contrôle permettent une accumulation plus facile et plus rapide de données financières pour les services comptables.