Qu'est-ce qu'un compte de contrôle?
Un compte de contrôle est un compte financier chargé de la gestion des données des comptes auxiliaires. Par exemple, les comptes clients représentent les sommes dues par les clients qui ont acheté des biens et des services à une entreprise. Chaque client a généralement son propre compte financier dans le journal des comptes clients de l'entreprise. Un compte de contrôle se trouve dans le grand livre général, contenant le montant total de tous les comptes dans le journal des comptes clients. D'autres comptes de contrôle peuvent exister dans le système de comptabilité financière d'une entreprise.
Les systèmes comptables requièrent l’utilisation de plusieurs journaux contenant des informations détaillées. Les journaux peuvent inclure les encaissements et les décaissements, les comptes créditeurs et débiteurs, les livres de paie et autres. Un journal contient des informations détaillées sur chaque transaction financière qui a lieu dans les activités commerciales normales d'une entreprise. Les informations peuvent inclure des noms, une brève description des transactions et des dates; Des montants en dollars et un débit ou un crédit compensatoires ainsi que des calculs peuvent également être nécessaires pour l’entrée. Cette information n'est pas nécessaire pour le grand livre, en particulier parce que trop d'informations peuvent l'encombrer, ce qui conduit à l'utilisation d'un compte de contrôle.
Un autre outil utilisé conjointement avec un compte de contrôle est un rapport ou une planification vieillissant. Les comptes clients ont généralement un rapport chronologique associé afin que les entreprises puissent déterminer quels clients n'ont pas réglé leurs factures. La société se concentre sur ces personnes pour recouvrer les factures impayées. Cet échéancier fonctionne également pour les comptes créditeurs, qui sont des sommes dues par une entreprise à des fournisseurs ou des vendeurs. Le calendrier indique les factures d’une entreprise arrivant à échéance et le montant qu’elles doivent.
Les grands livres constituent le principal outil de comptabilité qu'une entreprise utilise pour préparer ses états financiers. Chaque compte individuel et compte de contrôle va dans une balance de vérification, qui est un rapport de relevé préfinancier. La balance de vérification répertorie chaque compte individuel contenant des informations financières. Les comptables peuvent vérifier l'exactitude et la validité des informations avant la préparation des états financiers. Un compte de contrôle peut nécessiter un rapprochement avant la fin du cycle comptable et la fermeture des livres d'une société.
Un compte de contrôle peut être fortement sujet à des erreurs. Comme le grand livre général ne rapporte que le total global d'un journal, il est possible que des chiffres inexacts figurent dans un journal. Les comptables doivent examiner le journal et utiliser chaque entrée de la période comptable. Chaque période correspond généralement à un mois civil. Les comptables recherchent des transpositions, des doublons, des calculs incorrects et d'autres erreurs.
Les entreprises peuvent généralement créer leurs propres ensembles de journaux comptables, de grands livres et de comptes de contrôle. Cette flexibilité permet à une entreprise de créer un système qui fonctionne le mieux pour ses opérations. L'utilisation de comptes de contrôle peut être nécessaire ou non, selon les activités de l'entreprise.