Qu'est-ce qu'une note de crédit?

Également connu comme un mémorandum de crédit ou un mémo de crédit, une note de crédit est un document émis par un vendeur ou un fournisseur à un client.Le document est généralement utilisé pour fournir une sorte de remise sur les prix normalement étendus au client, soit en autorisant une remise en espèces à ce client ou en soustrayant le montant actualisé du solde dû sur les transactions qui n'ont pas encore été facturées au client.La remise peut se présenter sous la forme d'un pourcentage de réduction de ces frais ou d'un montant réel, selon les politiques et procédures de l'entité qui émet le mémo de crédit.

Une note de crédit est parfois utilisée comme document interne pour traiter les remises étendues à un client dans le cadre d'une campagne promotionnelle.Par exemple, le vendeur peut prolonger l'exécution d'une promotion qui offre aux clients spécifiques une remise de 5% sur les trois commandes suivantes passées.Au fur et à mesure que ces commandes sont passées, une note de crédit est générée pour chacune de ces commandes, reflétant la tarification standard appliquée aux éléments commandés.Le montant total dû sur la commande est ensuite réduit de 5%, les totaux d'origine et les totaux ajustés apparaissant sur la facture de commande.En règle générale, la raison du crédit est également documentée à la fois sur la note et la facture.Cette approche permet au client de voir dans quelle mesure a été réellement enregistré sur cette commande particulière.

Il existe des situations dans lesquelles une note de crédit est utilisée pour compenser les clients pour une sorte de désagrément engagé lors de l'utilisation des services d'une entreprise donnée.Par exemple, une entreprise de téléconférence peut choisir de publier une note de crédit sur la facture pour une conférence téléphonique spécifique lorsque la qualité de cette téléconférence est altérée par des facteurs originaires de la société fournissant le service.Dans ce scénario, le prestataire de conférence émettra une note de crédit ou une note qui écrit efficacement une partie ou même tous les frais associés à l'appel.Une facture pour l'appel est toujours imprimée, mais reflète à la fois les frais d'origine et le montant du crédit, ainsi que le solde ajusté.Ici, l'objectif est de tenter de réparer les dommages causés par le service inférieur reçu par le client, motivant le client à donner un nouveau essai au fournisseur de téléconférence.

L'utilisation d'une note de crédit est également importante pour le processus de comptabilité interne.En documentant les remises émises à quelque fin que ce soit, il est possible pour les entreprises de déterminer la quantité de revenus perdue à chaque période à la suite de ces crédits.Cela peut être particulièrement important car les entreprises peuvent suivre non seulement les totaux, mais aussi les raisons des crédits.Si une analyse de l'activité des billets de crédit pendant une période indique qu'une erreur de service récurrente représente un montant important des crédits émis, des mesures peuvent être prises pour corriger la question, ce qui permet finalement à l'économiser une somme d'argent considérable.