Qu'est-ce qu'une note de crédit?
Également appelé note de crédit ou note de crédit, une note de crédit est un document qui est émis par un fournisseur ou un fournisseur à un client. Le document est généralement utilisé pour offrir une sorte de remise sur le prix normalement appliqué au client, soit en autorisant une remise en espèces à ce client, soit en soustrayant le montant actualisé du solde dû sur des transactions qui n’ont pas encore été facturées au client. L'escompte peut prendre la forme d'un pourcentage de ces frais ou d'un montant en dollars réel, en fonction des règles et procédures de l'entité émettrice de l'avoir.
Un avoir est parfois utilisé comme document interne pour traiter les remises accordées à un client dans le cadre d’une campagne de promotion. Par exemple, le fournisseur peut prolonger une promotion qui offre aux clients spécifiques une remise de 5% sur les trois prochaines commandes passées. Au fur et à mesure que ces commandes sont passées, une note de crédit est générée pour chacune de ces commandes, reflétant le prix standard appliqué aux articles commandés. Le montant total dû sur la commande est ensuite réduit de 5%, le total initial et le total ajusté apparaissant sur la facture. Généralement, la raison du crédit est également documentée sur le billet et la facture. Cette approche permet au client de voir combien a été réellement économisé sur cette commande particulière.
Il existe des situations dans lesquelles une note de crédit est utilisée pour dédommager les clients d’un inconvénient qu’ils encourent lors de l’utilisation des services d’une entreprise donnée. Par exemple, une entreprise de téléconférence peut choisir d’émettre une note de crédit sur la facture d’une téléconférence spécifique lorsque la qualité de cette téléconférence est altérée par des facteurs imputables à la société fournissant le service. Dans ce scénario, le fournisseur de conférence émettra une note de crédit ou un mémo qui effacera effectivement une partie, voire la totalité des frais associés à l'appel. Une facture pour l'appel est toujours imprimée, mais reflète à la fois les frais d'origine et le montant du crédit, ainsi que le solde ajusté dû. Ici, l’objectif est de tenter de réparer les dommages causés par le service de qualité inférieure reçu par le client, en le motivant à donner un autre essai au fournisseur de téléconférence.
L'utilisation d'une note de crédit est également importante pour le processus de comptabilité interne. En documentant les remises accordées à quelque fin que ce soit, il est possible pour les entreprises de déterminer le montant de leurs revenus perdus à chaque période à la suite de ces crédits. Cela peut être particulièrement important, car les entreprises peuvent suivre non seulement les totaux, mais également les raisons des crédits. Si une analyse de l’activité de note de crédit pour une période indique qu’une erreur de service récurrente comptabilise un montant important des crédits octroyés, des mesures peuvent être prises pour remédier au problème et permettre ainsi à l’entreprise de réaliser des économies considérables.