Qu'est-ce qu'un mémo de débit?
Également appelé note de débit, une note de débit est un type de document comptable utilisé pour identifier un montant imputé sur un compte client. Dans certains cas, le mémo est un document interne qui permet de conserver un enregistrement des charges et comptes non encore facturés. D'autres fois, une note de débit remplit une fonction similaire à celle d'une facture, permettant au client d'utiliser le document comme base pour effectuer un paiement.
Lorsqu'il est utilisé comme document interne, une note de débit peut être utilisée pour appliquer des frais sur un compte client qui n'a pas encore été facturé. Cela peut inclure l'utilisation actuelle qui s'est produite depuis le dernier relevé de facturation. Une fois que le processus de préparation d'une facture pour la dernière période clôturée commence, tous les mémos créés depuis la dernière date de clôture seront utilisés comme documentation pour prendre en charge les postes individuels de la nouvelle facture. Dans le passé, la note de débit n'était conservée que sous forme de copie papier, certains logiciels de comptabilité permettent aujourd'hui la création d'une note électronique accessible et utilisable pour renseigner les détails d'une facture client.
En guise de document de remplacement pour une facture, la note de débit peut être utilisée comme moyen d’ajuster le solde dû sur un compte lorsqu’une charge engagée antérieurement est exclue de cette facture pour une raison quelconque. Par exemple, si la tarification spéciale étendue à un client via un contrat devait expirer et que les détails dans le système de facturation ne sont pas mis à jour, il est possible qu'une période de facturation soit facturée selon les taux les plus anciens et ceux qui ne sont plus applicables. taux standard pour les biens et services fournis. Dans ce cas, la société peut choisir d'émettre une note de débit et d'en envoyer une copie au client, en ajustant le solde dû sur cette facture et en demandant que le reste du paiement soit versé dans un délai donné.
De même qu’une note de crédit est souvent utilisée pour ajuster le solde d’un compte client en supprimant une partie des frais cumulés, une note de débit peut être utilisée comme mécanisme d’ajout de frais dont il a été déterminé qu’ils s’appliquaient ce client. Les détails réels du mémo varient en fonction des règles de l'entreprise et du respect des principes comptables généralement reconnus, mais le document est susceptible d'inclure toutes les informations nécessaires pour créer éventuellement un poste individuel sur une facture. En outre, le détail de la note de débit suffira à retracer l'historique de la transaction à partir du moment où les frais sont facturés jusqu'à la date de facturation.