Qu'est-ce qu'une valeur fiscale?
"Valeur fiscale" est un terme utilisé pour identifier la valeur d'un enregistrement en termes de documentation de certains types d'opérations financières. En règle générale, les enregistrements qui ont ce type de valeur sont conservés au moins jusqu'à ce que les opérations ou les transactions pertinentes pour ces documents soient terminées. À ce stade, les documents ayant une valeur fiscale peuvent être codés et archivés sous forme imprimée ou archivés sous un format électronique, ce qui leur permet d’être facilement retrouvés ultérieurement si nécessaire.
Déterminer la valeur fiscale d'un document implique généralement d'identifier la connexion que le document a avec une transaction donnée. Cela permet de déterminer quelle valeur, le cas échéant, ce document a en termes de fournir une sorte de preuve quant à la véracité de l'événement, ainsi que de prouver certains détails liés à cet événement. De ce point de vue, la valeur fiscale a également un caractère probant et sert de base à la justification de la chaîne d'événements survenant avec l'événement considéré.
Étant donné que la valeur fiscale est axée sur les éléments de preuve relatifs à la gestion d’une sorte de transaction financière, on peut dire que de nombreux types de documents financiers possèdent ce type de valeur. Les factures émises aux clients entrent dans le champ d’application de cette définition, car elles fournissent la preuve que la transaction a bien eu lieu et que le paiement est toujours en attente. La valeur fiscale de la facture est maintenue jusqu'au moment où le paiement du client est reçu et est enregistré dans les livres comptables. À ce stade, la transaction est considérée comme terminée et la facture est désormais considérée comme ayant une valeur historique et peut être archivée pour être utilisée d'une autre manière, telle que la documentation justificative lorsque les enregistrements comptables de cette période sont audités.
De nombreuses sociétés reconnaissent que les documents documentant les transactions financières relatives à une période comptable ont une valeur fiscale, du moins jusqu'à ce que tous les documents comptables et comptables pertinents pour cette période aient été examinés par un professionnel et soient considérés comme vrais et complets. Selon les lois et réglementations relatives à la conservation des documents commerciaux au sein d'un pays, ces documents peuvent être conservés physiquement pendant plusieurs années après l'audit, ce qui permet de les récupérer quand et si nécessaire. Cela facilite la reconstruction de la chaîne d'événements associée à chaque transaction et répond avec autorité aux questions ou préoccupations concernant ces transactions.