Qu'est-ce qu'un inventaire d'immobilisations?
Les actifs immobilisés sont un nom commun pour les actifs à long terme ou non courants qui sont des éléments physiques. Celles-ci sont généralement regroupées dans les immobilisations corporelles. Ils sont composés d'éléments dont une entreprise a besoin pour fonctionner et peuvent être aussi petits qu'un crayon ou aussi gros qu'un bâtiment. Pour comptabiliser correctement les immobilisations, une entreprise doit disposer d'une liste détaillée de ses immobilisations corporelles. Un inventaire des immobilisations fournit ces informations.
Les immobilisations sont amorties, ce qui procure une déduction fiscale à une entreprise. Si une entreprise n’a pas une trace exacte de ses immobilisations, elle pourrait prendre une déduction trop grande ou trop petite. Pour un calcul d’amortissement précis, une entreprise doit savoir à quel moment une immobilisation a été achetée, quel en était le coût initial et quelle était sa durée de vie utile. Toutes ces informations doivent être incluses dans un inventaire des immobilisations.
Un inventaire des immobilisations est également nécessaire pour une couverture d'assurance adéquate. Les immobilisations ont souvent une valeur importante et doivent être assurées. Une entreprise ne veut pas assurer des objets qu’elle ne possède pas, pas plus qu’elle ne veut pas omettre d’assurer des objets qu’elle possède. Un inventaire d’immobilisations peut également réduire le vol, ce qui à son tour réduira les primes d’assurance.
Un logiciel de gestion des stocks d’actifs peut être utilisé pour faciliter le processus d’inventaire. Les articles sont étiquetés avec des codes à barres ou des étiquettes d'identification par radiofréquence (RFID) et chargés dans le logiciel via un scanner. Lorsque de nouvelles immobilisations sont achetées, elles sont ajoutées à la liste. De même, lorsque les immobilisations existantes sont éliminées, elles sont supprimées du logiciel. De cette manière, le logiciel peut fournir un suivi précis de l’inventaire des immobilisations.
Généralement, les logiciels de gestion des actifs s'interfacent avec le système comptable de l'entreprise et gèrent des tâches telles que la comptabilisation de l'amortissement et la mise à jour des comptes du grand livre. Le logiciel offre également souvent un moyen d’enregistrer des données supplémentaires sur les immobilisations, telles que le type d’immobilisation, l’acquisition, le fournisseur, ainsi que les numéros de modèle et de série. Le logiciel peut mettre ces données à la disposition des autres systèmes de l'entreprise. Ainsi, les informations sont enregistrées à un endroit unique, ce qui réduit le temps de saisie des données et les erreurs.
Sans logiciel de gestion des actifs, une entreprise devrait générer manuellement un inventaire des immobilisations. Pour une entreprise ayant peu d'immobilisations, un processus manuel est probablement la meilleure option. Une entreprise qui possède de nombreuses immobilisations serait mieux servie en investissant dans un logiciel de gestion d’actifs. Quel que soit le processus utilisé, une entreprise spécialisée dans les immobilisations aura besoin d'un moyen de produire un inventaire des immobilisations.