Qu'est-ce qu'un audit de fret?
La logistique représente les activités traversées par une entreprise pour acheminer des marchandises vers différents points de distribution. Un audit de fret permet à une entreprise d'examiner, d'ajuster et de vérifier l'exactitude des factures de transport. Ce processus commence par collecter les factures de transport des vendeurs; Les employés de la société saisissent ensuite les factures dans un système comptable informatisé. Les comptables examinent chaque facture pour des éléments tels que le kilométrage, les frais accessoires et les tarifs. Un audit de fret a pour but de garantir la validité et l'exactitude de chaque facture.
Le transport et le transport peuvent représenter des dépenses importantes pour certaines entreprises. Ceux du secteur de la vente au détail ou des services de restauration sont les plus touchés par le fret. La hausse des prix du pétrole et du gaz peut également rendre l’audit du fret plus important. Les entreprises communiquent souvent les frais d'expédition et de transport aux clients. Ne pas tenir des registres précis de ces frais peut entraîner des coûts plus élevés sans compenser les augmentations de prix pour assurer des profits équitables.
L’audit du fret peut être un processus d’examen périodique. Les comptables peuvent vérifier chaque mois quelques factures afin de s’assurer qu’il n’ya pas de frais excédentaires. Les grandes entreprises ont souvent recours à un analyste du fret ou de la logistique. Cet employé est l’intermédiaire entre les entreprises de transport et l’entreprise. Son travail consiste à saisir toutes les factures approuvées par la direction dans le système dès leur réception; les factures douteuses doivent être corrigées avant de les entrer dans le système.
Trois méthodes différentes sont disponibles pour suivre les procédures d'audit du fret. La correspondance manuelle exige que les comptables examinent chaque facture manuellement pour rechercher les éléments identifiés. Un logiciel peut être programmé pour signaler des exceptions lorsque les coûts de transport dépassent un certain niveau. La sous-traitance est la troisième option. Les entreprises peuvent faire appel à une entreprise extérieure pour traiter les factures de transport et d'expédition afin de détecter les anomalies.
L’audit de fret a également pour objectif de s’assurer que l’entreprise reçoit tous les rabais accordés par les fournisseurs. La plupart des fournisseurs de transport offrent des réductions en pourcentage pour certains volumes d'expédition. L'audit du fret garantit qu'aucune facture ne va sans recevoir le bon rabais. Les frais spéciaux appliqués aux factures de transport sont également sujets à révision. Les comptables doivent déterminer pourquoi ils figurent sur la facture de transport et comment les coder dans le grand livre.
Les systèmes informatisés de comptabilité ou de gestion sont généralement indispensables au processus d'audit du fret. Cela permet la réception quasi instantanée des factures et des factures pour révision. Les comptables peuvent recevoir les factures à temps pour s’assurer que l’entreprise ne paie pas trop d’argent avant d’examiner les factures de transport.