Qu'est-ce qu'une administration de fonds?
Également appelé gestion de fonds, le terme «administration de fonds» est utilisé pour décrire les diverses activités associées à la gestion des actifs contenus dans un type quelconque de placement collectif. Le fonds en question peut être un type de fonds commun de placement, un fonds de couverture, un fonds de pension ou même une unité de fiducie. En fonction de la taille et de la complexité du fonds, un seul administrateur ou responsable peut superviser et effectuer toutes ces activités ou être assisté par un personnel.
L’étendue exacte des responsabilités qui incombent à l’administration du fonds varie en fonction de l’organisation du fonds, de l’objet sous-jacent du fonds et des dispositions que l’administrateur doit respecter dans le processus de gestion quotidienne. Un des points communs dans la plupart des exemples de gestion de fonds consiste à s’assurer que les actifs achetés et détenus par le fonds produisent des rendements qui se situent dans des fourchettes acceptables. Dans le même temps, l'administrateur est responsable de s'assurer que les décaissements du fonds sont effectués conformément aux lois en vigueur et aux documents constitutifs qui ont établi le placement collectif.
Une grande partie du processus d'administration des fonds consiste à effectuer des tâches spécifiques sur une base quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle. Par exemple, les livres comptables du fonds sont généralement rapprochés avec des rapports quotidiens sur les avoirs du fonds, ainsi qu'un rapprochement mensuel avec la déclaration du courtier publiée tous les trente jours. Dans le cadre de ce rapprochement, le processus administratif implique le règlement des transactions effectuées pendant le jour ouvrable, ainsi que la documentation des dividendes ou des intérêts reçus. Le calcul et le calendrier de paiement des dividendes ou des paiements d’intérêts aux investisseurs de fonds peuvent être effectués sur une base hebdomadaire, bimensuelle ou mensuelle.
L’administration du fonds implique également la préparation de documents de fin d’année fournissant une évaluation précise des revenus et des dépenses associés au fonds du début à la fin de la période. De nombreux fonds sont structurés de manière à exiger que ces rapports soient complétés à une date donnée et mis à la disposition des deux membres du fonds et des agences fiscales appropriées. Une fois que les rapports annuels de fin d’année sont terminés, les gestionnaires de fonds superviseront l’élaboration des formulaires de déclaration de revenus des agences locales, nationales et fédérales.
Dans le cas où un fonds doit être dissout pour une raison quelconque, le processus d'administration du fonds impliquera la fermeture des registres comptables, le règlement des dettes éventuelles du fonds et le versement des derniers décaissements aux investisseurs du fonds. Ce processus doit être mené à bien conformément aux lois et aux réglementations mises en place par les organismes gouvernementaux chargés de superviser les opérations de placement dans le pays où le fonds est établi. Selon les lois locales et la structure du fonds, le processus peut ne prendre que quelques semaines, ou nécessiter un an ou plus pour terminer la dissolution.