Qu'est-ce qu'un remboursement de gaz?
Un remboursement d'essence est un type de remboursement d'entreprise qui fournit un paiement à un employé qui achète de l'essence alors qu'il voyage pour le compte d'une entreprise. Parfois qualifiée de remboursement du kilométrage, cette transaction a pour but de rembourser à l’employé les frais occasionnés par l’exécution de tâches confiées par l’employeur. Un programme de remboursement de véhicule peut fonctionner de deux manières différentes, selon que l'employé utilise un véhicule personnel ou appartenant à l'entreprise pour le voyage ou utilise une voiture de location pour le voyage.
Une approche du remboursement de l'essence est souvent appelée simplement un remboursement du kilométrage. Dans ce scénario, l'employé obtient l'accès à un véhicule appartenant à l'entreprise pour le voyage d'affaires ou loue une voiture utilisée pour les déplacements vers et depuis les sites des clients. Dans ce scénario, l'employé doit généralement payer pour l'achat d'essence et conserver les reçus d'essence. Une fois le voyage terminé, l’employé inclut ces reçus dans son rapport de dépenses et se voit rembourser la quantité exacte d’essence qu’il a achetée au cours du voyage.
Une approche différente du remboursement de l’essence est souvent utilisée lorsque l’employé choisit de conduire son véhicule personnel. Ici, l'accent est mis sur les dépenses globales liées à l'utilisation du véhicule pour des voyages d'affaires. Plutôt que de garder une trace du carburant acheté, l’employé suit la distance parcourue pendant la durée du voyage. L'employeur rembourse ensuite l'employé en fonction du kilométrage parcouru, généralement à un taux forfaitaire au kilomètre fixé par un organisme de réglementation gouvernemental. Avec cette approche, il n’est pas nécessaire de garder une trace de la quantité d’essence achetée, car l’allocation par kilomètre tient compte de l’utilisation de l’essence ainsi que de l’usure du véhicule.
Il est important de noter que dans certains pays, il existe une distinction claire entre ces deux types de remboursement. Dans ces situations, le remboursement de l’essence ne s’applique qu’aux dépenses déboursées par l’employé en termes de carburant acheté pendant le voyage. La culture d'entreprise dans d'autres pays peut utiliser le terme pour décrire un remboursement basé sur l'achat réel d'essence ou le paiement d'un taux fixe par kilomètre parcouru. Dans ces derniers pays, les termes «remboursement de l’essence» et «remboursement du kilométrage» sont souvent utilisés de manière interchangeable.