Qu'est-ce qu'un journal général?
Un journal général est un outil de comptabilité utilisé par les entreprises pour enregistrer des informations financières. Ce journal est un élément essentiel du système de comptabilité en partie double, car les débits et les crédits sont enregistrés pour représenter les transactions financières réelles. Ce journal suit le concept de l'équation comptable, qui est l'actif est égal au passif plus les capitaux propres. Tous les débits enregistrés dans le journal seront égaux au montant total des crédits enregistrés par la société, en maintenant l'intégrité de l'équation comptable. Le journal général est composé de comptes de transaction individuels, ainsi que d’entrées spéciales provenant d’autres journaux spéciaux.
Le journal général comprend souvent des comptes de transaction individuels qui ne sont pas liés à d'autres journaux spéciaux. Les comptes généraux courants comprennent les frais de vente et d’administration, les frais de personnel, de marketing ou de publicité, ainsi que divers autres frais généraux. Les informations financières enregistrées dans ces comptes ne sont généralement pas attribuées à un service commercial spécifique ni à des produits fabriqués par la société. Ces comptes représentent généralement les frais généraux de l'entreprise qui doivent être payés pour que l'entreprise puisse continuer à fonctionner.
Les entrées spéciales trouvées dans le journal général proviennent d'un certain nombre de journaux comptables spéciaux. Ces journaux comprennent souvent la masse salariale, les ventes, les comptes fournisseurs, les comptes clients et les espèces. Les entreprises peuvent avoir plusieurs journaux spéciaux, en fonction de leurs opérations commerciales et de la conception de leur flux de travail de bureau de comptabilité. Le journal de paie inclut toutes les informations relatives aux paiements effectués lors de l'embauche de main-d'œuvre extérieure. Ces informations peuvent être séparées en tant que paiements effectués pour des régimes de retraite, des prestations de santé ou d’autres avantages, ainsi que des rémunérations et des primes régulières. Les entreprises allouent souvent les soldes salariaux à divers départements; les montants non alloués peuvent tomber dans le journal général de la société.
Le journal des ventes contient des informations relatives à toutes les ventes de biens ou de services rencontrés par des particuliers et des entreprises. Ce journal peut également inclure des informations sur le coût des biens vendus afin de maintenir des registres d’inventaire précis. Les informations financières incluses dans le journal général concernant les ventes incluent souvent des ajustements apportés aux montants des ventes, des remises sur achats ou des ajustements des stocks.
Le journal des comptes fournisseurs répertorie tous les montants dus à des fournisseurs, fournisseurs ou autres personnes et entreprises. Les entreprises utilisent ce journal spécial car elles ont souvent d'importants soldes créditeurs dus à diverses personnes ou entreprises. Le journal des comptes clients est très similaire au journal des comptes fournisseurs. Toutefois, le journal des comptes clients contient des informations sur les sommes dues par des particuliers ou des entreprises à la société. Le journal général est souvent utilisé conjointement avec ces journaux spéciaux pour effacer les soldes obsolètes ou corriger les erreurs commises lors de l’enregistrement des tableaux financiers ou des montants à recevoir.
Le dernier journal spécial comprend des écritures relatives aux soldes de trésorerie de la société. Toute erreur liée aux ajustements bancaires ou autres peut être enregistrée dans le journal général d'une entreprise. Les petites entreprises aux ressources en capital limitées ne peuvent pas utiliser un journal spécial pour enregistrer les entrées de trésorerie, car les espèces concernent toutes les fonctions de l'entreprise.