Qu'est-ce qu'un remboursement de repas?
Un remboursement de repas est un paiement effectué par un employeur à un employé qui a payé un repas d’affaires de son propre chef. Pour obtenir un remboursement, l'employé doit généralement respecter les directives commerciales spécifiques qui définissent les dépenses de repas admissibles. En règle générale, un formulaire de dépense d'entreprise doit être rempli en précisant la date, le montant et le motif du repas. Les employeurs choisissent de rembourser les employés pour leurs repas dans des situations de travail où cela s'avérera un moyen plus pratique et plus précis de suivre les dépenses de l'entreprise.
Le remboursement d'un repas a pour but de garantir qu'un employé est correctement indemnisé pour toutes les dépenses liées à son activité. Ceci est fait dans des situations où l'attribution anticipée d'un montant spécifique en dollars pourrait s'avérer inexacte. Un employé peut par exemple être autorisé à dépenser 20 USD pour un repas d’affaires, mais constate que le dîner ne coûte que 15 USD. Dans ce cas, l’entreprise profite du remboursement du montant exact à l’employé.
Un remboursement de repas peut s’appliquer dans diverses situations de repas d’affaires. Un employé en voyage d’affaires peut être autorisé à acheter des repas à l’aéroport ou pendant son voyage. Il pourrait être obligé de prendre la note lors d'une réunion de produit avec un client. Dans d'autres situations, il pourrait avoir besoin de commander un déjeuner pour une présentation de vente liée à l'entreprise. Chaque entreprise ou organisation a ses propres directives concernant les types et les montants de frais de repas d’affaires pouvant être remboursés.
Pour obtenir un remboursement de repas, un employé doit généralement suivre des étapes spécifiques. Dans de nombreux cas, un formulaire de dépense doit être rempli indiquant la date du repas, le coût et, le cas échéant, les personnes présentes au repas d'affaires. Les reçus de repas doivent normalement être remis avec le rapport de dépenses. Dans la plupart des cas, la signature de l'employé et celle de son superviseur sont nécessaires sur le formulaire de dépenses avant que le remboursement du repas puisse être accordé par l'entreprise ou l'organisation.
Un employé est confronté à la fois à des avantages et à des difficultés en matière de remboursement de repas. Il a la liberté de commander des repas sans trop s’inquiéter du coût exact. Un remboursement de repas est généralement considéré comme une dépense d'entreprise et n'est généralement pas imposable en tant que revenu, ce qu'il est important pour les employés de savoir lorsqu'ils déclarent leurs impôts. Le problème du remboursement des repas se présente parfois s'il existe des retards importants entre le moment où l'employé engage les coûts et le moment où l'employeur délivre le remboursement. Certains employés utilisent des cartes de crédit pour couvrir leurs repas d’affaires s’ils n’ont pas les moyens de les payer en espèces.