Qu'est-ce qu'un grand livre de paiement?
Un grand livre des paiements est un type d’enregistrement comptable qui permet de suivre les paiements versés à des fins spécifiques. Il n’est pas rare qu’un grand livre de ce type soit créé pour un projet ou un événement, ce qui permet de suivre facilement toutes les dépenses et tous les décaissements liés à cette activité. Selon la nature de l'événement ou du projet, le grand livre des paiements peut servir à documenter les fonds reçus dans le projet ainsi que tous les fonds versés afin de gérer les dépenses associées à l'activité.
Considéré comme une approche de base de la comptabilité, un grand livre des paiements se concentre généralement sur la réception des paiements liés à une activité spécifique. Par exemple, si les étudiants associés à une classe spécifique choisissent de vendre des barres de chocolat afin de collecter des fonds pour un projet, il y a de fortes chances pour que le registre des paiements soit maintenu pendant toute la durée de l'activité. Le détail inclus dans le grand livre indiquera souvent le nom de l'acheteur, le nombre d'unités achetées, le montant total perçu en vue de l'achat, et généralement même l'adresse de livraison de l'acheteur.
D'autres exemples de registre de paiement peuvent inclure d'autres types de données. Des informations telles que le montant et le numéro de la facture peuvent être incluses, le mode de paiement utilisé pour régler la facture et même la date à laquelle le paiement est versé peuvent être inclus dans les détails. Dans les cas où des acomptes partiels sont reçus, ce montant et la date de paiement sont également susceptibles d’être inclus dans les détails du grand livre. Comme pour la plupart des types de documents comptables, le registre des paiements a pour objectif de fournir des informations précises et concises sur les transactions financières, afin de conserver un historique permanent des événements, sans aucune question sur ce qui s'est passé et sur le moment où ces événements ont eu lieu.
La complexité du livre de paiement dépendra souvent des principes comptables généralement reconnus et des directives suivies pour la création et l’exécution du projet associé à l’activité enregistrée dans le livre. Cela signifie qu'un registre de paiement tenu pour suivre les activités associées à un projet de collecte de fonds par un lieu de culte local peut sembler quelque peu simpliste par rapport au registre tenu par une société multinationale qui lance une opération dans une nouvelle localité. Tant que les détails sont exacts et peuvent être vérifiés à l'aide de documents justificatifs et qu'ils répondent à toutes les normes nécessaires pour le type d'activité concerné, le grand livre peut s'avérer un moyen très utile de suivi des transactions associées à l'effort.