Qu'est-ce qu'un audit de paie?
Un audit de la paie est une inspection des registres de paie effectuée par une tierce partie. L’audit peut être mené pour diverses raisons, allant de la volonté de confirmer en interne que les informations de la paie sont correctes à une inspection pour le compte d’une compagnie d’assurance afin de déterminer le montant approprié de la prime pour l’assurance contre les accidents du travail. Un audit interne régulier est recommandé, en particulier dans les grandes entreprises, pour s'assurer que les enregistrements sont exacts et bien tenus, et pour identifier les problèmes avant qu'ils ne surviennent lors d'un audit externe.
Lors d’un audit de la paie, l’auditeur examine toute la documentation relative à la paie, vérifie qu’elle est correcte et cherche des signes de problèmes tels que des employés dont l’historique de la paie est incomplet, des déductions qui ne correspondent pas aux contributions, etc. L'auditeur identifie également les membres de l'entreprise responsables des procédures de paie et examine le protocole de l'entreprise en matière de gestion de la paie afin d'identifier les problèmes et de tester les employés afin de confirmer qu'ils utilisent le protocole le plus récent.
Pour un audit interne, les entreprises peuvent utiliser leur propre personnel ou faire appel à un service d’audit et leur demander de réaliser l’audit. Le recours à une tierce partie peut garantir une plus grande intégrité des résultats de l’audit de la paie, puisqu’une tierce partie ne devrait avoir aucun conflit d’intérêts susceptible de fausser les résultats de l’audit. Les résultats de l'audit interne peuvent être utilisés pour resserrer les procédures, confirmer que les employés respectent le protocole et identifier les domaines dans lesquels des activités inappropriées peuvent se produire.
Des audits externes peuvent être demandés par les autorités fiscales et les compagnies d'assurance. Dans ces cas, l'entité qui demande l'audit gère l'audit ou engage un auditeur pour effectuer l'audit de la paie. Les entreprises doivent savoir que le refus d'un audit est généralement considéré comme un aveu de culpabilité. Même si tout se passe bien, lorsque la vérification sera finalement effectuée, les dossiers seront balayés à la recherche de tout signe d'acte répréhensible. Il est conseillé de coopérer et de faire appel à un conseiller juridique pour en savoir plus sur les documents qui doivent être remis à l'auditeur et sur le fonctionnement du processus d'audit.
Le résultat d'un audit externe peut varier selon la raison pour laquelle il a été commandé et quels en ont été les résultats. Une compagnie d'assurance, par exemple, pourrait ajuster le montant d'une prime sur la base de l'audit. Si une vérification de la paie révèle qu'une entreprise collecte des contributions fiscales et ne soumet pas les fonds au gouvernement, elle encourt des sanctions pénales.