Qu'est-ce qu'un livre de paie?
Un livre de paie est une méthode d’enregistrement des informations de paiement de chaque employé ou entrepreneur qui reçoit des fonds du service de la paie d’une entreprise. Les livres de paie étaient jadis de simples journaux sur papier avec différentes colonnes pour enregistrer des informations, mais la plupart des entreprises conservent désormais leurs livres de paie sur des ordinateurs, en utilisant des tableurs ou des logiciels plus complexes, au besoin. L’utilisation d’un livre de paie présente l’avantage de permettre à l’employeur ou au salarié de voir d’un coup d’œil le montant qui a été versé et à quel employé, et il sert généralement de pièce justificative à des fins fiscales.
La plupart des grandes entreprises auront un service de la paie dédié, chargé de gérer le livre de paie et de s'assurer que tous les paiements sont exacts et effectués à temps. Les petites entreprises ou les particuliers qui ont besoin de payer leurs employés devront probablement gérer eux-mêmes les grands livres de paie. Cela ne fait vraiment aucune différence que ce soit sur un ordinateur ou sur un grand livre papier; Certaines personnes trouvent simplement une méthode plus confortable et plus sûre des erreurs que l'autre, ou bien elles ont appris une méthode et sont réticentes à en essayer une autre. Dans la plupart des cas, il n'est pas nécessaire de rendre le livre de paie particulièrement compliqué.
Il est utile pour quelqu'un qui doit utiliser un livre de paie de déterminer à l'avance le nombre de colonnes nécessaires. Pour un livre de paie de base, la plupart des gens commencent par une colonne avec le nom de l'employé; une autre colonne pour son titre et son statut, par exemple temps plein ou partiel; et une troisième colonne pour la période de paie ou le nombre d’heures de la période de paie. La colonne suivante devrait inclure le montant brut du chèque de paie, qui correspond au montant avant impôts. Les deux colonnes suivantes incluent généralement les déductions, telles que l'impôt sur le revenu ou d'autres déductions, telles que celles prises pour les avantages. La dernière colonne peut ensuite inclure le montant net du dernier chèque de paie - ce que l’employé ramène réellement à la maison.
D'autres colonnes peuvent être ajoutées si nécessaire, mais il s'agit des inclusions les plus typiques d'un livre de paie. Chacune des colonnes peut ensuite être équilibrée en les ajoutant de part et d'autre, puis en s'assurant que les chiffres correspondent. Les entreprises équilibrent généralement leurs livres sur une base hebdomadaire ou mensuelle, en fonction du nombre d'employés dans l'entreprise et de la complexité des livres de paie. Lorsque le moment des impôts est venu, ils peuvent être très utiles pour le dépôt des impôts ou pour fournir des informations à un comptable ou un spécialiste en déclarations.